سیستم سازی سازمانی | راهکاری هوشمندانه برای افزایش سود و بازده در سازمان‌ها
سیستم سازی سازمانی روشی برای بهبود عملکرد در سازمان‌ها
واژه سیستم سازی در فضای کسب‌وکارهای امروزی به واژه‌ای پرکاربرد تبدیل شده است. اگر شما صاحب یک کسب‌وکار کوچک هستید و علاقه‌ای به سیستم سازی کسب‌وکارتان نشان نداده‌اید، اصلا جای تعجب نیست. به این دلیل که در کسب‌وکارهای کوچک نیاز به سیستم‌سازی کمتر از کسب‌وکارهای متوسط و بزرگ است. اما اگر به فکر گسترش کسب‌وکار خود هستید و یا اینکه یک کسب‌وکار سازمانی گسترده را اداره می‌کنید، باید به سیستم سازی سازمانی فکر کنید.
اگر تابه‌حال داستان‌های موفقیت عجیب سازمان‌های مدرن را خوانده‌اید و با خود فکر کرده‌اید که چگونه توانسته‌اند یک دفتر کاری کوچک را به یک سازمان بزرگ چندمیلیاردی تبدیل کنند، پاسخ، سیستم سازی مناسب است. در این مطلب ما با مفهوم اصلی سیستم سازی و دلایل اهمیت این فرایند و روش‌هایی برای پیاده‌سازی کارآمد آن آشنا می‌شویم.
سیستم سازی سازمانی چیست؟
سیستم سازی فرایندی برای ایجاد چندین سیستم است که با هم کار می‌کنند و به یک سازمان این امکان را می‌دهند که کسب‌وکار خود را به طور کارآمدتری گسترش دهد. به عبارتی سیستم سازی سازمانی فرایندی برای به حداکثر رساندن کارایی یک سازمان است. هنگامی که شما یا اعضای سازمانتان نیاز دارید وظایف را به‌صورت دستی انجام دهید، ابزارهایی را در اختیار دارید تا کارها را با بیشترین سرعت و به طور موثر انجام دهید. به طور مثال کارهایی وجود دارد که نیازی به ورودی دستی ندارند، از این رو سیستم‌های خودکاری در اختیار دارید که می‌توانند به شما کمک کنند. همه چیز در مورد پیداکردن کارآمدترین تعادل بین ورودی‌های انسانی و سیستم‌های خودکار است.
شما با سیستم سازی در کسب‌وکار سازمانی خود، می‌توانید فرایندهای مختلف را در جای درست خود قرار دهید تا حجم بالاتری از تقاضا را برای سازمان ایجاد کنید و مشتریان مربوطه را افزایش دهید و از همه مهم‌تر اینکه با سیستم سازی باعث رشد سازمان می‌شود. وقتی سازمان شما به‌درستی سیستم سازی شده باشد، فرایندهای سازمانی همیشه منطقی هستند و هدف دارند. با سیستم سازی، همه افراد در یک سازمان می‌دانند چه کاری را چگونه و در چه زمانی انجام دهند. هیچ جلسه بی‌نتیجه‌ای برای رسیدگی وجود ندارد، هیچ سیاست پیچیده‌ای برای پیشرفت وجود ندارد و زمانی بیهوده تلف نمی‌شود. از این رو امروزه موفق‌ترین سرمایه‌گذاری‌ها و سازمان‌های مدرن، در حال گسترش و پیشرفت در زمینه کسب‌وکار خود هستند.
چرا سیستم سازی برای کسب‌وکار سازمانی مهم است؟
سیستم سازی سازمانی اهمیت‌های بسیاری دارد. با وجود یک سیستم امن و کارآمد، افراد در سازمان شما درک روشنی از کاری که باید انجام دهند و آنچه از آنها انتظار می‌رود دارند. درصورتی‌که سیستم سازی وجود نداشته باشد، در سازمان شما سوالات بی‌پاسخ زیادی وجود دارد و نمی‌توانید کیفیت خدمات کسب‌وکارتان را تضمین کنید. اکنون که با تعریف سیستم سازی آشنا شدید، بیایید با دلایل اهمیت این فرایند موثر بیشتر آشنا شویم.
فشار کاری را کم می‌کند
بگذارید این‌طور بگوییم که به‌عنوان یک صاحب کسب‌وکار سازمانی، نباید به شما یا یکی از اعضای سازمان وابسته باشد. اگر بیمار شوید یا نیاز به استراحت داشته باشید، چه اتفاقی برای کسب‌وکارتان می‌افتد؟ سیستم سازی سازمانی به این معنی است که می‌توانید در اداره کسب‌وکارتان بسیار راحت‌تر عمل کنید. می‌توانید کارها را از خارج سازمان نیز اداره کنید یا یک تیم بسازید و مطمئن باشید که هرکسی که مسئولیت یک وظایف مشخص را بر عهده دارد، دقیقا می‌داند چه کاری باید انجام دهد تا با همپوشانی این وظایف، فشار کاری در موقعیت‌های مختلف کاهش و در عوض کیفیت خدمات افزایش یابد.
به تشخیص خلل کاری سازمان کمک می‌کند
سیستم سازی سازمانی مناسب به شما کمک می‌کند که اگر هرگونه خلل و مشکلی در کسب‌وکار سازمان شما وجود داشته باشد، به‌راحتی آن را تشخیص دهید و به بهترین نحو این مشکل را رفع کنید. برخی از این خلل کاری که ممکن است بتوانید در سازمان خود تشخیص دهید عبارت‌اند از:
- افراد یا منابعی که از پتانسیل کامل آنها استفاده نمی‌شود
- مسائل مربوط به زمان‌بندی مانند اختصاص زمان بسیار یا خیلی کم به وظایف خاص
- کارهای که به طور موثر انجام نمی‌شوند
- علت کاهش کیفیت خروجی سازمان: سیستم سازی به شما اجازه می‌دهند که دقیقا ببینید کجا، چه زمانی یا چه کسی ممکن است این خلل را به وجود آورده باشد
نکته این است که بخشی از شناسایی این خلل وابسته به این است که مطمئن شوید اعضای تیم سازمانی می‌دانند که شما برای بازخورد سیستم موجود آماده هستید. لیستی از پیشنهادها را همیشه از آنها بخواهید و تغییرات و اضافات را به طور مداوم انجام دهید تا همه چیز به‌خوبی در سازمان اجرا شود.
در کسب‌وکار سازمانی ثبات ایجاد می‌کند
سیستم سازی، صرف نظر از اینکه چه شخصی یک کار یا فرایند را تکمیل می‌کند، ثبات بیشتر در خروجی سازمان است. این موضوع به‌ویژه در سازمان‌هایی که به مشتریان ارائه خدمات می‌دهند مهم است. اطمینان از اینکه به تمامی مشتریان خدماتی با کیفیت کار یکسان ارائه می‌شود و هر پروژه یا کار به طور مداوم و باثبات انجام می‌شود بسیار مهم است. به کمک یک سازمان سیستم سازی شده می‌توانید روی انجام کارها در مدت‌زمان معین، با سرمایه‌گذاری قابل پیش‌بینی و بدون نیاز به حدس و گمان حساب کنید.
آسان‌تر شدن آموزش به کارمندان؛ از دلایل اهمیت سیستم سازی سازمانی
هنگامی که اعضای جدیدی برای تیم سازمانی خود استخدام می‌کنید یا می‌خواهید از افرادی برای کار برون‌سازمانی کمک بگیرید، سیستم سازی سازمانی کل این فرایند را بسیار آسان‌تر می‌کند. به‌جای اینکه زمان زیادی را برای پاسخ‌دادن به سوالات صرف کنید و سعی کنید به استخدام شوندگان جدید توضیح دهید که چه کاری را چگونه باید انجام دهند، می‌توانید به‌سادگی آنها را از طریق اسناد تهیه و تنظیم شده‌ای که وظایف سازمانی و سیستم‌های کسب‌وکار شما را شرح می‌دهد، راهنمایی و در وقت و هزینه و صرفه‌جویی کنید. البته به این معنا نیست که مطلقا دیگر نیاز به آموزش به کارمندان جدید ندارید، بلکه به شما و سازمانتان کمک می‌کند تا مطمئن شوید که آموزش افراد جدید بدون مشکل انجام می‌شود.
به اعضای سازمان، آزادی و انعطاف بیشتری می‌دهد
در ابتدا، این ممکن است آزادی و انعطاف بیشتر اعضا در یک سازمان سیستم سازی شده خلاف واقعیت به نظر برسد. چگونه وجود یک چارچوب و سیستم می‌تواند به اعضای تیم شما آزادی و انعطاف بیشتری بدهند؟ به کمک سیستم سازی سازمانی دیگر نیازی به مدیریت خرد، مبتنی بر نظارت تک‌تک اعضای تیمتان نیست. آنها دقیقا می‌دانند که چه کاری باید انجام دهند و چه زمانی باید آن را انجام دهند.
از آنجایی که تمام اصول اولیه در جای خود هستند، نیازی به تلف کردن زمان برای انجام دقیق خواسته‌های سازمان به روش جبری تعیین شده از طرف سازمان نیست. در عوض، آنها انعطاف‌پذیری بیشتری دارند و می‌توانند خلاقیت بیشتری در کارهایی که در آنها بهتر هستند، داشته باشند. به‌عنوان مثال، نویسنده وبلاگ سازمان شما به‌جای نگرانی در مورد مدت‌زمان یک پست وبلاگ، زمانی که باید منتشر شود و یا اینکه چه کسی آن را تبلیغ می‌کند، می‌تواند بر روی آنچه که دوست دارد با کیفیت بالا کار کند.
صرفه‌جویی در وقت و هزینه؛ از دیگر دلایل اهمیت سیستم سازی سازمانی
مدیریت صندوق ورودی ایمیل یا خواندن انبوه نامه‌ها، کارآمدترین روش استفاده از زمان نیست. به‌عنوان صاحب کسب‌وکار سازمانی، زمان شما بهتر است صرف تجزیه‌وتحلیل فرصت‌های تجاری جدید یا توسعه خطوط محصولی جدید شود. خودکار کردن بسیاری از کارهای تکراری روزمره سازمان می‌تواند وقت شما را آزاد کند تا بتوانید انرژی خود را بر روی فعالیت‌هایی متمرکز کنید که امکان رشد و افزایش درآمد را به شما می‌دهد. با این حال، بدون سیستم سازی سازمانی نمی‌توانید کارهای روزانه‌ای که بیشتر وقت شما را هدر می‌دهند را خودکار کنید. با سیستم سازی می‌توانید بدون نگرانی، وظایف را به اعضای سازمان محول کنید، وقت خود را برای نظارت بر پروژه‌های بیشتر آزاد کنید و درآمد بیشتری به دست بیاورید.
سیستم سازی سازمانی چه مراحلی دارد؟
ممکن است بپرسید که حالا از کجا باید شروع کنید؟ ما در این مطلب قصد داریم مراحلی را به‌صورت بسیار ساده برای سیستم سازی سازمانی هرچه بهتر، به شما بگوییم. به‌خاطر داشته باشید که سیستم سازی فرایندی نیست که یک‌شبه انجام شود! اگر از صفر شروع می‌کنید، کل فرایند می‌تواند هفته‌ها یا ماه‌ها طول بکشد، اما استرس نداشته باشید. در ادامه با مراحل سیستم سازی در یک سازمان آشنا می‌شویم.
تمام بخش‌های کسب‌وکار سازمانی خود را بشناسید
قبل از شروع مستندسازی فرایندهای سازمانی خود، مهم است که ابتدا هر یک از بخش‌های کلیدی کسب‌وکار سازمانی خود را شناسایی کنید. برای سازمان‌ها، نگاهی به ساختار عملکردی کسب‌وکار آنها بهترین راه برای شروع است. حوزه‌های مختلفی که در یک کسب‌وکار سازمانی وجود دارد عبارت‌اند از:
- امور مالی
- منابع انسانی
- بخش بازاریابی
- بخش عملیات
- فناوری اطلاعات
- بخش فروش
- بخش خرید
- خدمات مشتری
وظایف کلیدی روزمره و تکرارشونده در سازمان را شناسایی کنید
مرحله بعدی برای سیستم سازی سازمانی این است که برای هر یک از بخش ذکر شده، تک‌تک وظایفی را که به طور روزمره باید انجام شود را شناسایی کنید. برخی از وظایف تکرارشونده بخش امور مالی که باید به طور منظم انجام شود عبارت‌اند از:
- تهیه بودجه سالانه
- پرداخت حقوق به کارکنان یا پیمانکاران
- ایجاد یک پیش‌بینی جریان نقدی ماهانه
- پرداخت فاکتورها
- صدور فاکتور
- تکمیل و تسلیم اظهارنامه مالیاتی سالانه
- تکمیل حسابرسی سالانه
روند انجام هر یک از این وظایف را مستند کنید
در صورتی که شما یک فرایند مشخص برای انجام هر یک از وظایف نداشته باشید، این مرحله از سیستم سازی سازمانی کمی طول می‌کشد. ابتدا با شناسایی وظایفی اصلی شروع کنید. با شروع از مهم‌ترین و مکررترین وظایف، فرایندی را که برای انجام صحیح آنها استفاده می‌کنید، از ابتدا تا انتها یادداشت کنید. مهم است که این فرایندها تا حد امکان خاص باشید و تمام اطلاعات کلیدی را برای هر کار شامل شوند، از جمله:
- چگونه کار را آغاز می‌کنید (به‌عنوان مثال، یک تاریخ خاص، دریافت چیزی در نامه، و غیره)
- چه کسی مسئول هر مرحله از کار است (به‌عنوان مثال، مدیر بازاریابی، مسئول تولید محتوا و غیره)
- چه زمانی کار باید انجام شود (مثلا در اول هر ماه)
- نحوه تکمیل کار (از جمله ابزارها و منابع مورد نیاز)
برای آشنایی بیشتر با موارد گفته شده و درک بهتر مستند کردن وظایف مختلف برای بهتر انجام شدن آنها بیایید با مستند کردن روند پرداخت فاکتورها، مثال دیگری را با هم مرور کنیم. در زیر به مراحل این موضوع اشاره می‌کنیم که عبارت‌اند از:
- حسابدار فاکتور را از طریق پست یا ایمیل دریافت می‌کند و بلافاصله آن را در ماژول حساب‌های پرداختنی در QuickBooks وارد می‌کند
- مدیر اصلی سازمان که شما هستید در پانزدهم و 30ام هر ماه به ماژول حساب‌های پرداختنی نگاه می‌کند و فاکتورها را تایید می‌کند
- فاکتورهای تایید شده در اول ماه بررسی می‌شود
- حسابدار در اول هر ماه چک‌هایی را برای امضا برای سازمان مدیر می‌آورد
- نامه‌های حسابدار به فروشندگان تا دوم هر ماه چک می‌شوند
پس در واقع شما برای هر وظیفه خاص، کسی که مسئول انجام کار است (دفتردار یا مدیر)، زمانی که آنها باید این کار را انجام دهند (به‌عنوان مثال، اول هر ماه) و ابزاری که مورد نیاز است (مانند QuickBooks) را مشخص می‌کنید.
فرایندهای سازمانی را به‌طور منظم بررسی کنید و بهبود دهید
یکی از مهم‌ترین مزایای استفاده از سیستم سازی در یک سازمانی، توانایی بهبود مداوم نحوه انجام کارها در یک کسب‌وکار سازمانی است. ما به‌شدت توصیه می‌کنیم حداقل یک‌بار در سال فرایندهای سازمان خود را مجددا بررسی کنید تا مطمئن شوید که همچنان دقیق هستند. از آنجایی که افراد، ابزارها و شرایط در طول زمان تغییر می‌کنند، مهم است که به طور منظم از به‌روز بودن رویه‌ها مطمئن شوید. همچنین مهم است که بر اساس نیاز، برای ایجاد تغییرات آماده باشید. بنابراین مطمئن شوید که اعضای تیم شما می‌دانند که فرایندها بر روی سنگ نوشته نشده‌اند، و هر زمان که ایده تازه‌ای برای انجام بهتر آنها دارند، باید آزادانه این ایده‌ها را پیشنهاد دهند.
برای سیستم سازی سازمانی آماده‌اید؟
سیستم‌سازی یک استراتژی کارآمد برای بهبود عملکرد و حرکت در مسیر پیشرفت کسب‌وکار است. اگر شما نیز مدیر عامل ارشد اجرایی یا صاحب یک کسب‌وکار بزرگ یا سازمان هستید باید از شما بپرسیم، آیا آماده هستید که سازمان خود را سیستم سازی کنید؟ سیستم سازی فرایندی نیست که یک‌شبه اتفاق بیفتد و نیاز به تلاش طولانی‌مدت دارد. اما هنگامی که این کار را به‌خوبی انجام دادید، مطمئن هستیم که از نتیجه موفقیت‌آمیز آن تعجب می‌کنید.
از اهمیت‌های سیستم سازی می‌توان به: کم‌کردن فشار کاری، تشخیص آسان خلل کاری موجود در سازمان، ایجاد ثبات در کسب‌وکار سازمانی، آسان‌تر شدن آموزش به کارمندان، آزادی و انعطاف بیشتر اعضای سازمان و نیز صرفه‌جویی در وقت و هزینه اشاره کرد. در نهایت برای سیستم سازی برای سازمان خود کافی است ابتدا تمام بخش‌های کسب‌وکار سازمانی خود را بشناسید، وظایف تکرارشونده را شناسایی کنید، روند انجام هر یک از این وظایف را مستند کنید و نیز فرایندهای سازمانی را به طور منظم به‌روز کنید.
قوانین ارسال دیدگاه در سایت