مراحل سیستم‌ سازی | آموزش گام به گام سیستم‌سازی برای کسب‌وکارها

مراحل سیستم سازی؛ گام‌های یک شیوه مدیریتی کارآمد

امروزه کسب‌وکارها برای اینکه مسیر پیشرفت را طی کنند، نیاز به انجام اقدامات متفاوتی دارند. مدل‌های مدیریتی متفاوتی به این منظور تدوین شده‌اند که کسب‌وکار شما را در مسیر رسیدن به اهداف و چشم‌انداز کسب‌وکار یاری می‌کنند. سیستم سازی یکی از این مدل‌های مدیریتی است که امروزه مورد توجه فراوانی قرار گرفته است. در این مطلب قصد داریم مراحل سیستم سازی را به اختصار به شما معرفی کرده و شما را با مزایای به کارگیری سیستم‌سازی بیشتر آشنا کنیم.

سیستم ‌سازی چیست؟

بیایید با اصول اولیه شروع کنیم، سیستم سازی چیست و چرا برای من و کسب‎و‎کار من مهم است؟ سیستم سازی فرآیند طراحی روش‌های عملیاتی استاندارد (یا همان SOP) برای اطمینان از قوام و کارآیی سازمان است. به عبارت دیگر، شما با طی مراحل سیستم ‌سازی، فعالیت‌های اساسی‌ای که کسب‌وکار شما را به جلو می‌برند، مستندسازی می‌کنید. انجام این کار به شما امکان می‌دهد سیستم‌های قابل تکرار ایجاد کرده، عملیات را مدیریت کرده و به طور مداوم فرآیندهای کسب‌وکار را بهبود بخشید. انجام این روند ممکن است به مقداری زمان و تلاش احتیاج داشته باشد؛ اما موفقیت کسب‌وکارتان را برای طولانی‌مدت تضمین می‌کند.

ایده این مدل این است که شما بر روی کسب‌وکار خود کنترل خواهید داشت و نه اینکه کسب‌وکارتان روی شما کنترل داشته باشد. این نوع سیستم سازی با هدف ایجاد کارآیی و کیفیت خدمات بهتر هم برای مشتریان و هم برای کارمندان شما پدید آمده و این امکان را به شما می‌دهد تا بسته به استراتژی تجاری خود در یک دوره زمانی، برنامه کسب‌وکار خود را اصلاح کرده یا ابعاد آن را تغییر دهید.

هنگامی که شما یک کسب‌وکار سیستم سازی شده را اداره می‌کنید، می‌توانید وقت خود را به کار بر روی نحوه هدایت آن کسب‌وکار اختصاص دهید و نه اینکه خود وظیفه مهمی در آن کسب‌وکار به عهده بگیرید. این فرآیند به شما کمک می‌کند کارآیی افزایش پیدا کرده و مدیریت پروژه ساده‌تر شود.

اهمیت سیستم سازی در چیست؟

سیستم سازی کسب‌وکار چندین مزیت برای شما به همراه خواهد داشت. در وهله اول، در یک کسب‌وکار سیستم‌ سازی شده، ‌کارها و فعالیت‌های روزانه نظم و ترتیب پیدا می‌کنند. چنین کاری سبب می‌شود ثبات در فعالیت‌های روزانه شما به اوج خود برسد. این ثبات بسیار مهم است؛ زیرا فعالیت بی‌ثبات و بی‌رویه باعث ایجاد خطا می‌شود. این خطاها پیشبرد کارآمد و ساده یک کسب‌وکار را غیرممکن می‌کنند.

وقتی مراحل سیستم سازی را بر روی کسب‌وکار خود انجام می‌دهید، اطمینان پیدا می‌کنید که اعضای گروه شما همیشه برای کارهایی که انجام می‌دهند، الگویی دارند. این بدان معناست که کارمندان شما همه چیز را به درستی متوجه شده و اطمینان و اعتماد به نفس قابل توجهی پیدا خواند کرد.

مزیت دیگر سیستم سازی این است که راه را برای اتوماسیون یا خودکارسازی هموار می‌کند. دلیل این مساله این است که با پیاده‌سازی سیستم‌ سازی، می‌توانیم متوجه شویم که کدام فرایند یا گردش کار باید به طور یکسان، بارها و بارها تکرار شود. این موضوع، یک نشانه مطمئن مبنی بر این است که این فرآیند یا گردش کار می‌تواند خودکار شود. اتوماسیون همچنین به کارمندان شما اجازه می‌دهد وقت بیشتری برای کارهایی صرف کنند که واقعا ارزش دارد.

چه موقع باید سراغ سیستم ‌سازی بروید؟

شما ممکن است به دلایل زیاد و متفاوتی به این فکر بیفتید که عملکرد کسب‌وکار خود را بهبود بخشید. با این حال اما در بعضی موقعیت‌ها، زمان خوبی برای آغاز مراحل سیستم سازی در کسب‌وکار شما فرا می‌رسد. در زیر تعدادی از این موقعیت‌ها را با هم مرور می‌کنیم.

به سرمایه گذاری احتیاج دارید یا به دنبال فروش کسب‌وکار خود هستید

در هنگام ارزش‌گذاری یک کسب‌وکار، اینکه اوضاع مالی آن چگونه است، در درجه اول اهمیت قرار دارد. با این حال در درجه بعدی، نوبت به این می‌رسد که رویه‌های کسب‌وکار شما تا چه حد مشخص هستند. سرمایه‌گذاران می‌پرسند: «آیا این کسب‌وکار آماده رشد است؟» خریداران نیز می‌خواهند بدانند که «آیا می‌توانیم این کسب‌وکار را بدون مدیریت فعلی آن اداره کنیم؟»

به دنبال استخدام کارمند برای یک موقعیت شغلی جدید هستید

استخدام به این معناست که یکی از کارهایی که شما یا عضوی از تیم شما انجام می‌دهد، به فرد جدیدی واگذار خواهد شد.. همچنین ممکن است به معنای این باشد که شخص استخدام شده قرار است فعالیت جدیدی انجام می‌دهد. در هر صورت، برای موفقیت فردی که در این جایگاه شغلی قرار می‌گیرد، باید آنچه را که قرار است انجام دهد، تعریف کرده و دانش و ابزارهایی را برای انجام آن در اختیار او قرار دهید.

به دنبال گسترش تیم خود هستید

به هنگام گسترش یک تیم، بسیار مهم است که حجم کار به طور کارآمدی مدیریت شود. اگر نقش فردی که استخدام می‌کنید از روز اول تعریف شد و او اطلاعات کافی درباره فرایندها و رویه‌های موجود در کسب‌وکار شما داشته باشد، کارآمدی بیشتری را مشاهده خواهید کرد. همچنین نیاز به آموزش نیز به حداقل می‌رسد و ممکن است با سیستم سازی کسب‌وکار خود به این نتیجه برسید که به استخدام افراد کمتری نیاز دارید، چرا که تیم‌های شما کارآمدتر شده‌اند.

کسب‌وکار شما در حال رشد است

اگر کسب‌وکار شما در حال رشد است، غالبا دلیل آن ارائه خدمات با استاندارد بالا است. با این حال، این افزایش بار کار می‌تواند کیفیت آن خدمات را از بین ببرد. حفظ کیفیت خدمات توام با رشد، باید نگرانی شماره یک شما باشد. اینجاست که طی مراحل سیستم سازی گام بسیار موثری است و می‌توانید به کسب‌وکار شما کمک کند که کیفیت خدمات و رشد مقدار خدمات را به طور توامان داشته باشد.

مراحل سیستم سازی را بشناسید

همچون هر شیوه مدیریتی، سیستم‌ سازی نیز گام‌های به خصوص خود را دارد. اگر مراحل سیستم سازی به درستی پیاده‌سازی نشوند، ثمراتی که از این سیستم انتظار دارید، در کسب‌وکار شما قابل رویت نخواهد بود. پس در هنگام پیاده‌سازی از مشاوران متخصص در این زمینه حتما کمک بگیرید.

گام اول: به سراغ فرآیندهای کوچک بروید

شما می‌خواهید کارهای پرتکراری را که برای کسب‌وکار شما مهم هستند، انتخاب کنید؛ اما این کار شما را ناامید می‌کند. این کارها گاهی پیچیده هستند. بیشتر اوقات با یک فرآیند چند مرحله‌ای مواجه هستید.  همچنین گاهی چندین نفر و چندین بخش متفاوت در انجام این کارها دخیل هستند.

شما باید در آن واحد فقط به چند فرآیند کوچک بپردازید. دلیل این مساله اهمیتی است که دیدن سریع نتایج دارد. اگر به طور همزمان با چند فرآیند شروع کنید، قبل از اینکه نتایج سیستم‌ سازی را ببینید، به مشکل برخواهید خورد. پس فقط تعداد معدودی از فرآیند‌ها و آن هم فرآیندهای کوچک را انتخاب کنید. تلاش برای انجام همه کارها به یکباره باعث می‌شود نشان دادن ارزش کاری که دارید انجام می‌دهید، دشوار باشد.

موارد زیر تعدادی از کارهایی هستند که می‌توانید برای شروع مراحل سیستم سازی به آ‌ن‌ها بپردازید:

• گردش کار مهمی که در حال حاضر توسط اکسل، ایمیل و یا کاملا توسط خود افراد انجام می‌شود
• فرآیندی که با استخدام جدیدی که قرار است انجام دهید، مرتبط است
• فرایندی که استاندارد خدمات ارائه شده به مشتریان را بهبود می‌بخشد
• حوزه‌ای که ناامید کننده ظاهر شده یا عملکردی مشابه انتظار نداشته است

گام دوم: نحوه انجام کارها را ثبت کنید

کلیت اجرای یک فرآیند در کسب و کار خود را ثبت کنید. سپس می‌توانید جزئیات را در طول زمان تعریف و اصلاح کنید. در این مرحله سعی نکنید هر چیزی را از نو طراحی کنید. با این کار ممکن است احساس کنید که به روندی پرداخته‌اید که هرگز تغییر نمی‌کند. اما حقیقت کاملا برعکس است: شما می‌توانید بعدا در این فرآیند به میل خودتان تغییرات زیادی انجام دهید. هر چند که مطمئن باشد تا همینجا هم به خاطر مداخله شما فرآیندهای مختلف کسب‌وکار شما تغییر خواهند کرد.

گام سوم: کارها را به صورت مشارکتی پیش ببرید

امروزه نرم‌افزارهایی بوجود آمده که می‌توان برای انجام کارهای ثبت و فرآیندهای کسب‌وکار از آن‌ها استفاده کرد. با این حال اما هیچ چیز جای یک محیط مشارکتی را نمی‌‌گیرد. به این منظور می‌توانید برای ثبت تمام و کمال یک فرآیند از کسب‌وکار خود، یک صفحه ساده اکسل تهیه کرده و از هر کس بخواهید که نقشی را که در انجام آن فرآیند، ثبت کند.

گام چهارم: نقش افراد خارجی را در سازمان خود به دقت تعریف کنید

اگر در سازمان شما مشاوران خارجی درباره فرآیند‌ها حضور دارند، احتمالا بخشی از وقت خود و شما را به کشیدن نمودارهای عجیب و غریبی اختصاص می‌دهند که هیچکس از آن‌ها سردرنمی‌آورد. در نتیجه بهتر است که از آن‌ها بخواهید به جای این شیوه‌ها، از روش‌هایی استفاده کنند که افراد بیشتری از آن‌ها سردرمی‌آورند. یک نمونه خیلی ساده، چک‌لیست‌هایی است که همه افراد می‌توانند از آن استفاده کنند. فعالیت‌هایی که در سازمان شما انجام می‌شود را در قالب یک سری ستون ساده به همراه چک لیست‌هایی که هر فرد مسئولیت خود را در آن‌ها ذکر کند، نشان دهید.

گام پنجم: اسناد را با کسب‌وکار خود ترکیب کنید

گام بعدی در مراحل سیستم سازی، این است که سعی کنید میان اسناد فرآیندهای کسب‌وکارتان به خود و فرآیندهای روزمره کسب‌وکارتان ارتباط برقرار کنید. بدین منظور می‌توانید به هر شیوه‌ای که بهتر است از اعضای گروه‌تان بخواهید که تایید کنند فعالیت‌های مرتبط با نقش‌شان در فرآیند کسب‌وکار شما را انجام داده‌اند. به این ترتیب اسنادی که درباره کسب‌وکارتان تهیه کرده‌اید، همیشه به روز خواهند بود.

اگر روند مستندسازی را به شکلی مشارکتی پیش ببرید، به سادگی می‌توان مسئولیت‌های هر کس را مشاهده کرد. نگران مجوزهای رسمی و چیزهایی از قبیل این نباشید. افراد را تشویق کنید که با یکدیگر همکاری کنند.

گام ششم: یک حلقه بازخورد ایجاد کنید

توجه کافی به بازخورد سبب می‌شود که کسب‌وکار شما بهبود قابل توجهی پیدا کند. در هر زمان که روند کار را مستندسازی کردید، ستون دیگری را نیز به منظور کسب بازخورد افراد به اسناد خود اضافه کنید. وجود این ستون به افراد اجازه می‌دهد درباره هر مرحله از کار خود اظهار نظر کنند. این حلقه بازخوردی باعث ایجاد انگیزه در کارکنان شده و تغییرات مثبتی با خود به همراه دارد.

کارکنان دوست دارند به نحوی کار کنند که ساده باشد و این مساله به شما کمک می‌کند تا فرایندهای کسب‌وکار خود را برای دستیابی به این هدف تنظیم کنید. می‌توان در مورد اینکه چرا کاری به روش خاصی انجام می‌شود، بحث کرد. نتیجه دو چیز است: یا درک آن شیوه و یا تغییر آن؛ که هر دو نیز مثبت هستند.

گام هفتم: اگر رویکردتان جواب داد، آن را تعمیم دهید

اگر رویکردی که برای طی مراحل سیستم سازی انتخاب کرده‌اید، جواب داده و سبب خلق ارزش برای کسب‌وکار شما شد، آن را به بخش‌های بیشتری از سازمان تعمیم بدهید. گسترش یعنی شناسایی فرایندها و بخش‌های بیشتر است. سپس به تدریج رویکرد خود را تا جایی که امکان دارد، تعمیم می‌دهید.

اگر تصمیم به انجام این کار دارید، می‌توانید برای مثال از یک فایل اکسل ویژه برای هر بخش از سازمان استفاده کنید. بدین ترتیب کار مستند سازی منظم‌تر پیش خواهد رفت. هر چند احتمالا در این صورت در مدیریت فرآیندهایی که بین چند بخش مشترک هستند، دچار مشکل خواهید شد. با این حال نگران نباشید. گام بعدی به همین منظور در نظر گرفته شده است.

گام هشتم: از نرم افزارها کمک بگیرید

شاید نرم‌افزار اکسل برای شروع کار واقعاً جوابگو باشد، ولی وقتی بخواهید جنبه‌های مختلف کسب‌وکار خود را سیستم سازی کنید، دیگر باید به سراغ نرم‌افزارهای تخصصی بروید. این نرم‌افزارها به شما کمک می‌کنند که فرآیندهای مختلف کسب‌وکار خود را در یک قالب ساده و کاربردی پیدا کنید. نرم‌افزار مشهور ProWorkflow و همچنین نرم‌افزار Process Bliss از جمله این موارد هستند.

گام نهم: پیشرفت سیستم خود را تسریع کنید

حالا که پایه و اساس مکانیسمی برای مدیریت سیستم تجاری خود دارید، این سیستم باید به اولویتی برای تیم شما تبدیل شود. نکات مرتبط با این سیستم باید در دستور کار تمام جلسات شما قرار بگیرد. بدین ترتیب سیستم سازی باعث توانمندسازی کارکنان شما خواهد شد. تغییرات به سرعت اتفاق می‌افتند و در نتیجه باید تلاش کنید سیستمی که آفریده‌اید را به جهتی حرکت دهید که بتواند از هر تغییر جدیدی که رخ می‌دهد، بیشترین بهره را ببرد.

پیاده‌سازی مراحل سیستم سازی؛ گامی برای تضمین آینده موفق شما

سیستم سازی یعنی کسب‌وکار خود را در مسیر تبدیل شدن به چیزی قرار دهد که می‌تواند موفق‌ترین ورژن آن باشد. طی کردن مراحل سیستم سازی، فرآیندهای کاری در سازمان شما را آسان می‌کند. اگر می‌خواهید کسب و کار شما آینده موفقی داشته باشد، همین امروز مراحل سیستم سازی کسب و کار را آغاز کنید.