سیستم سازی و تفکر سیستمی | با این سبک مدیریتی، هرگز شکست نخواهید خورد

تفکر سیستمی؛ بهترین راهکار برای یکپارچه‌سازی کسب‌وکار

هر کسب‌وکار به عنوان سیستمی یکپارچه به شمار می‌آید که از مجموعه‌ای از اجزای مختلف تشکیل شده است که به یکدیگر وابسته هستند. عملکرد هریک از این اجزا بر دیگری تاثیری مستقیم دارد. کسب‌وکارها سیستم‌های ‌زنده‌ای هستند که دائما در حال بهبود عملکرد خود هستند. در رویکرد سیستمی، اعتقاد بر این است که کوچک‌ترین اختلال در هر بخش، کل سیستم را با مشکل مواجه خواهد کرد. مدیران موفق در حوزه کسب‌وکار، افرادی هستند که با ترسیم چشم‌انداز کلی سازمان و بهره‌مندی از تفکر سیستمی، به‌طور مستمر بر روندهای جاری آن نظارت دارند. در این مطلب، با مزایای سیستم سازی و تفکر سیستمی برای کسب‌وکارها آشنا می‌شویم.

سیستم سازی و تفکر سیستمی در کسب‌وکارها به چه معنا است؟

یک تصور غلط که در مورد سیستم سازی در کسب‌وکارها وجود دارد، این است که همه‌چیز به اعمال نظارت بر فعالیت‌های ‌کارکنان خلاصه می‌‌‌شود. درحالی‌که اصلا اینطور نیست؛ نظام‌مند کردن کسب‌وکار به معنای محدود کردن و نظارت بر فعالیت‌های ‌هریک از کارکنان در همه زمان‌ها نیست. به‌طور خلاصه، زمانی که برای کسب‌وکار خود سیستم سازی می‌‌‌کنید، در حال ایجاد یک مدل برای آن هستید.

هدف از سیستم سازی، ایجاد کارآمدی و ارائه خدماتی باکیفیت‌تر به مشتریان و کارمندان است و به شما این امکان را می‌‌‌دهد که بسته به استراتژی کسب‌وکار خود در هر زمان، ابعاد برنامه‌ریزی‌ها و اصلاحات لازم را پیش ببرید. هنگامی که شما یک کسب‌وکار نظام‌مند را اداره می‌‌‌کنید، می‌‌‌توانید زمان خود را به نحوه عملکرد کسب‌وکار خود اختصاص دهید. این به شما کمک می‌‌‌کند تا کارآمدی کسب‌وکار را افزایش دهید و مدیریت پروژه را ساده کنید. سیستم سازی کسب‌وکار اساسا شامل تعیین شیوه اجرای سیستم‌های ‌تجاری، به عنوان مجموعه‌ای فرآیندها یا  SOP‌ها (روش‌های ‌عملیاتی استاندارد) است.

ناسازگاری در سیستم، دشمن هر کسب‌وکار کارآمد است

فرآیندها، به عنوان رشته‌ای از اقدامات عملی در رابطه با تمام ورودی‌ها و خروجی‌ها، در هر کسب‌وکاری وجود دارند؛ خواه به‌طور رسمی تعریف شده باشند یا اینکه به‌طور تصادفی رخ دهند. اگر این فرآیندها از پیش تعریف نشده باشند، نمی‌توان آن‌ها را به‌طور مستمر دنبال کرد و خروجی به‌دست‌آمده نیز با ناسازگار خواهد بود. ناسازگاری نیز به عنوان دشمن هر سیستم کسب‌وکار به شمار می‌‌‌آید. در چنین شرایطی، کارکنان نمی‌دانند چه وظایفی را بر عهده دارند و مشتریان نمی‌دانند چه چیزی را دریافت خواهند کرد. از همه مهم‌تر صاحب کسب‌وکار نیز به‌سادگی نمی‌تواند آن کسب‌وکار را مدیریت کند.

چرا سیستم سازی و تفکر سیستمی در کسب‌وکار مهم است؟

سیستم‌سازی برای کسب‌وکار دارای مزایای مختلفی است. در وهله اول، در یک کسب‌وکار نظام‌مند، عملیات و فعالیت‌های ‌روزانه تنظیم می‌‌‌شود که این امر تا حد زیادی باعث ایجاد ثبات در کسب‌وکار می‌‌‌شود. این موضوع از آن جهت دارای اهمیت است که ناسازگاری در سیستم کسب‌وکار باعث بروز خطا در آن می‌‌‌شود. این خطاها راه‌اندازی یک کسب‌وکار کارآمد را ناممکن می‌‌‌کند.

به‌واسطه سیستم سازی و تفکر سیستمی، فعالیت‌های ‌کسب‌وکار نظام‌مند خواهد شد. به‌این‌ترتیب، شما اطمینان حاصل می‌‌‌کنید که اعضای سازمان، همواره دارای الگوهایی برای انجام وظایف خود هستند. این به آن معنا است که کارکنان شما هر بار که وظایف خود را به‌درستی انجام می‌‌‌دهند، باعث ایجاد حسی از اعتماد در شما به عنوان صاحب کسب‌وکار خواهند شد.

مزیت دیگر سیستم سازی و تفکر سیستمی این است که راه برای اتوماسیون هموار می‌‌‌شود. این به این دلیل است که سیستم برای شما این موضوع را شفاف می‌‌‌کند که آیا یک فرآیند یا گردش کار پرتکرار در کسب‌وکار باید عینا و به‌دفعات تکرار شود یا خیر. این امر در واقع نشان‌دهنده این است که آن فرآیند یا گردش کار می‌‌‌توان به‌صورت خودکار نیز انجام شود. اتوماسیون در واقع به کارمندان شما این فرصت را می‌‌‌دهد که زمان بیشتری را صرف اموری کنند که در اولویت هستند.

مزایای سیستم سازی و تفکر سیستمی برای کسب‌وکار

هرچه کسب‌وکار شما نظام‌مندتر باشد، در راه‌اندازی آن کم‌تر از حدس و گمان‌های ‌ذهنی خود استفاده خواهید کرد. این امر دارای مزایای مختلفی در تمامی جنبه‌های ‌کسب‌وکار شما است. از همان آغاز، تیم‌های ‌پروژه می‌‌‌توانند خیلی راحت‌تر به صورت اتوپایلوت فعالیت‌های ‌خود را به انجام برسانند. شما به عنوان صاحب کسب‌وکار، ممکن است قصد داشته باشد که بهره‌وری تیم‌های ‌خود را مدیریت کنید، اما به‌واسطه سیستم سازی و تفکر سیستمی، این امر خودبه‌خود انجام می‌‌‌شود و شما این امکان را پیدا می‌‌‌کنید که تلاش‌های ‌خود را صرف امور دیگری کنید.

همان‌طور که قبلا اشاره کردیم، سیستم سازی همچنین پیاده‌سازی اتوماسیون را راحت‌تر می‌‌‌کند. این بدان معنا است که می‌‌‌توانید اطمینان حاصل کنید که گردش‌های ‌کار پرتکرار به‌سرعت و به شکل کارآمدی تکمیل می‌‌‌شوند.

یکی دیگر از مزایای سیستم سازی برای کسب‌وکار این است که مدیریت کمپین‌های ‌بازاریابی بسیار راحت‌تر می‌‌‌شود؛ چرا که همه جزئیات مستند هستند. این بدان معنا است که به لطف یک کمپین یکپارچه در تمام پلتفرم‌های ‌رسانه‌های ‌اجتماعی، در زمان خود صرفه‌جویی می‌‌‌کنید.

چگونه سیستم سازی و تفکر سیستمی، کسب‌وکار شما را تغییر می‌‌‌دهد؟

فرآیند سیستم سازی بر عملکردهای حیاتی کسب‌وکار شما تاثیر می‌‌‌گذارد که درنتیجه این عملکردها به‌تدریج تکامل می‌‌‌یابند. در ادامه قصد داریم هریک از این عملکردهای سیستم‌های ‌کسب‌وکار را با جزئیات بررسی کنیم.

فرآیند مستمر ورود و آموزش اعضا

کارکنان جدید با انگیزه شروع به کار می‌‌‌کنند و این به شیوه برنامه‌ریزی شما بستگی دارد که آن‌ها را در این مسیر حفظ کنید. در واقع، هنگامی که نیروهای استخدامی جدید شما از تجربه حضور در شرکت لذت ببرند، احتمال بیشتری وجود دارد که ماندگار شوند و عملکرد بهتری را از خود نشان دهند. نیروهای استخدامی جدید می‌‌‌خواهند به‌سرعت کارآمدی خود را به نمایش بگذارند و شما هم دقیقا به دنبال همین هدف هستید. به هر حال، این گونه است که شما می‌‌‌توانید بیشترین سود را از سرمایه‌گذاری روی نیروهای جدید ببرید.

برای تحقق این امر، باید یک فرآیند سیستماتیزه را برای ورود نیروهای جدید ایجاد کنید. به‌این‌ترتیب، جذب نیروهای جدید به فرآیندی مستمر تبدیل می‌‌‌شود و تا زمانی که کاملا کارآمد باشد، ادامه پیدا می‌‌‌کند. در این فرآیند با توجه به تدابیر در نظر گرفته شده، اطمینان حاصل می‌‌‌شود که منابع سرمایه‌گذاری شده، در نهایت حداکثر نتایج را در تربیت اعضایی باانگیزه و کارآمد به دنبال دارد.

مدیریت کارآمد پروژه

به‌واسطه سیستم سازی، مدیریت پروژه می‌‌‌تواند در سطوح بالا به فرآیندی دائمی تبدیل شود. با این حال، در عمل، بسته به مدیر پروژه، انتظارات مشتری و محصولات شرکت، می‌‌‌تواند با تفاوت‌هایی همراه باشد. بدون سیستم سازی، این امر باعث بروز ناهماهنگی‌هایی می‌‌‌شود که منجر به صرف هزینه‌های ‌بالاتر و زمان طولانی‌تری در انجام پروژه می‌‌‌شود. در نتیجه انتظارات مشتری برآورده نخواهد شد و این به معنای نارضایتی بیشتر مشتریان است.

اما با سیستم سازی، این رویه تغییر می‌‌‌کند. پروژه‌های ‌نظام‌مند به روشی تکرارپذیر و سنجیده مدیریت می‌‌‌شوند. به این ترتیب، شما مطمئن می‌‌‌شوید که هزینه‌های ‌به‌طور دقیق مشخص است، انتظارات را می‌‌‌توان به‌طور شفاف از همان ابتدا تعریف کرد و هر مشکلی را در سریع‌ترین زمان ممکن رفع کرد. این مدل، هزینه کلی را کاهش می‌‌‌دهد و خروجی تیم‌های ‌پروژه شما را افزایش خواهد داد.

ایجاد گردش کار مشارکت‌محور و عینی در کسب‌وکار

در کسب‌وکارهایی که فرآیندهای آن‌ها حالتی سفت و سخت دارد، کمتر از سایر اعضا مشورتی گرفته می‌‌‌شود؛ مگر در مواقعی که مشکلی اساسی رخ دهد. بدتر اینکه بسیاری از این گردش‌های ‌کار صرفا روی کاغذ هستند یا به‌صورت ذهنی هستند.

این نوع از گردش کار، باعث بروز ناسازگاری‌هایی در کل سیستم می‌‌‌شود، سنجش آن سخت بوده و بهبود آن ناممکن است. به همین دلیل است که سیستم سازی و تفکر  سیستم سازی (و در نتیجه یکپارچه‌سازی) گردش‌های ‌کار به‌طور فزاینده‌ای به امری محبوب در میان صاحبان کسب‌وکار تبدیل شده است.

سیستم سازی برای کسب‌وکار به معنای عینی سازی فرآیندها و گردش کار است. بنابراین در یک سیستم کسب‌وکار، گردش کار به‌صورت مشارکت محور است و کسب‌وکار به‌تدریج تکامل پیدا کرده و در هسته خود بهبود و کارایی دارد. فرآیند مستندسازی گردش کار نیز می‌‌‌تواند یکپارچه شود و امکان پیگیری و تحلیل آن نیز راحت‌تر است.

ارتباطات داخلی سازگار به‌واسطه سیستم سازی و تفکر سیستمی

در صورتی که یک کسب‌وکار برنامه کاملی برای شیوه عملکرد خود نداشته باشد، یا در مورد عملکردهای گروهی و نقش اعضا تصمیم‌گیری نکرده باشد، ارتباطات درون‌سازمانی شکلی ناسازگار به خود می‌‌‌گیرد. در این شرایط، ارتباطات بین بخشی ممکن است کم باشد؛ مگر زمانی که مشکلی اساسی رخ دهد. این فراز و فرودها به‌شدت بر عملکرد کسب‌وکار شما تاثیرگذار است.

در این موارد، معمولا حجم بالایی از جلسات غیرضروری تشکیل می‌‌‌شود که در مورد این چالش‌ها بحث شود؛ بدون اینکه تغییراتی در جهت اصلاح روندها به صورت عینی رخ دهد. این باعث می‌‌‌شود که سطح بالایی از استرس در کارکنان ایجاد شود و در نتیجه از انجام تعهدات خود سر باز زنند.

بخشی از سیستم سازی فقط مربوط به زمان حال نیست، بلکه به چگونگی ایجاد تغییرات و توسعه کسب‌وکار در آینده مربوط می‌‌‌شود؛ و اینکه کارکنان بخشی از این مسیر هستند. این امر باید بیش از هرگونه افزایش حقوق و مزایا، باعث ایجاد انگیزه و مشارکت در اعضای سازمان شود.

برآوردن انتظارات مشتریان

مشتریان انتظار دارند خدمات یا محصولاتی که خریداری کرده‌اند، به‌موقع دریافت کنند. اگر مشخصات آن محصول یا نحوه تحویل آن شفاف نباشد، نمی‌توان انتظارات مشتری و کسب‌وکار را همسو کرد و همیشه در ارتباط با مشتریان خود با چالش‌های ‌فراوانی روبرو خواهید شد.

بدون سیستم سازی، مدیریت مشتریان و حصول اطمینان از رضایت آن‌ها می‌‌‌تواند به فرآیندی هزینه‌بر تبدیل شود. همچنین، یک تصور غلط نیز وجود دارد که صرفا افزایش تعداد کارکنان یا در دسترس بودن پشتیبانی می‌‌‌تواند باعث پیشرفت کسب‌وکار شود.

در حالی که، این مدیریت انتظارات مشتریان در کل چرخه عمر آن‌ها است که می‌‌‌تواند به روش بسیار کارآمدتری باعث جلب رضایتشان شود. مدیریت انتظارات مواردی مانند ورود مشتریان، بررسی حساب‌های ‌کاربری و تحویل پروژه را شامل می‌‌‌شود. پس از تعریف این انتظارات می‌‌‌توانید به‌راحتی CRM (مدیریت ارتباط با مشتریان) را به صورت سیستماتیک درآورید یا تکنیک‌های ‌لازم برای مدیریت تحویل پروژه را پیاده‌سازی کنید.

اتوماسیون حسابداری و امور مالی به‌واسطه سیستم سازی و تفکر سیستمی

جریان نقدینگی شریان حیاتی هر کسب‌وکار به شمار می‌‌‌آید که بدون آن، رشد کسب‌وکار نیز تضعیف می‌‌‌شود. امور مالی از نقش بسزایی در عملکرد منظم سیستم کسب‌وکار برخوردار است. پس از سیستماتیزه شدن فرآیندهای مالی، مجموعه عملیات مالی نیز می‌‌‌تواند به صورت خودکار پیش برود. به‌طور کلی، هر کسب‌وکار باید اطمینان حاصل کند که:

• مشتریان در بازه زمانی درستی، پرداخت‌های ‌خود را انجام می‌‌‌دهند
• حساب‌ها، دقیق و در دسترس هستند
• عملکردهای تجاری مطابق با بودجه‌ریزی انجام می‌‌‌شود
• داده‌های ‌مالی مورد نیاز، برای پشتیبانی از تصمیمی گیری‌ها در دسترس هستند

ابزارهای مورد نیاز برای پیاده‌سازی تفکر سیستمی در کسب‌وکار

به منظور سیستم سازی و پیاده‌سازی تفکر سیستمی در هر کسب‌وکار، ابزارهای گوناگونی مورد نیاز است. این ابزارها در واقع به این منظور به کار می‌‌‌روند که تمامی اعضای سازمان، به یک درک مشترک از مشکلات برسند و در جهت حل آن تلاش کنند. از جمله این ابزارها که در تحلیل سیستم کسب‌وکار کاربرد دارند می‌‌‌توان به دیاگرام حلقه علیت، نمودارهای شبیه‌ساز، نمودارهای رفتاری برحسب زمان اشاره کرد. طراحی دیاگرام‌ها و گردآوری اطلاعات به کمک این ابزارها، باعث می‌‌‌شود در برطرف کردن مشکلات سازمان، تحلیل‌های ‌انجام‌شده علمی‌تر باشند و گمانه‌زنی‌ها کم‌رنگ شوند.

تفکر سیستمی؛ راه‌حلی برای رفع مشکلات کسب‌وکار

سیستم سازی برای کسب‌وکار به این معنا است که پا در مسیری می‌‌‌گذارید که درنهایت می‌‌‌تواند موفقیت کسب‌وکار شما را به‌همراه داشته باشد. تفکر سیستمی تنها منحصر به مجموعه‌ای از ابزارها و روش‌ها نمی‌شود، بلکه با استفاده از آن می‌‌‌توان نوعی زیرساخت سازمانی را برای رفع پیچیدگی‌های ‌موجود با کم‌ترین هزینه و در کوتاه‌ترین زمان ایجاد کرد. به این منظور آنچه باعث تمایز یک کسب‌وکار نظام‌مند با سایر کسب‌وکارها می‌‌‌شود تغییر پارادایم ارتباطات درون‌سازمانی میان مدیران و کارکنان و شیوه ارتباط با مشتریان است.