سیستم سازی چیست | سیستم‌ها چطور کسب‌وکار شما را به سرعت متحول می‌کنند

سیستم سازی؛ گامی به سوی بهبود کسب‌وکارها

امروزه کسب‌وکارها برای باقی ماندن در عرصه رقابت از انواع سیستم‌های بهبود کسب‌وکار بهره می‌گیرند و سیستم سازی یکی از روش‌های مدیریت کسب‌وکار است که امروزه با استقبال زیادی نیز در انواع کسب‌وکار با مقیاس‌های مختلف مواجه است. این سیستم‌ها یا جنبه‌های محدودی از کسب‌وکار را پوشش می‌دهند، مانند سیستم نگهداری خودگردان و سیستم آراستگی 5S و یا تمامی جنبه‌های کسب‌وکار را دربرمی‌گیرند.

سیستم سازی کسب‌وکار با از بین بردن موانع مهم در دستیابی به اهداف تجاری بلند مدت و کوتاه‌مدت، باعث می‌شود کسب و کار با سرعت بیشتری رشد کند. اما با وجود همه این مزایا، اگر ندانید چگونه باید سیستم سازی را به طور مناسب اجرا کنید، مسیر رشد کسب‌وکار شما پرهزینه، چالش‌برانگیز و وقت‌گیر خواهد بود. اگر می‌خواهید با این فرآیند بیشتر آشنا شوید، این مطلب را تا انتها بخوانید.

سیستم سازی چیست؟

سیستم سازی شامل ساده‌تر کردن کسب‌وکار شما و آن دسته از فرآیندهای کسب‌وکار شما است که رهبری و شم اقتصادی در آن‌ها نقش مهمی دارد. به همین دلیل، به کار بردن چنین سیستم‌هایی در ساختار و مدل تجاری یک کسب‌وکار، برای تقویت عملکرد و بهره‌وری کلی آن کسب‌وکار مفید است. علاوه بر این، مزایایی که یک کسب‌و‌کار از سیستم سازی می‌برد، مثل یک آبشار تمام سطوح، از مدیریت ارشد گرفته تا تأمین‌کنندگان و مصرف‌کنندگان نهایی، را دربرمی‌گیرد..

سیستم سازی فرایند حداکثر کردن و تقویت سیستم‌هایی است که کسب‌وکار شما از آن‌ها استفاده می‌کند. علاوه بر این، سیستم سازی شامل شکل دادن به سیستم‌ها در بخش‌هایی است که در حال حاضر هیچ سیستمی در آن‌ها وجود ندارد. روند سیستم سازی کسب‌وکار شامل موارد زیر است:

• ابتدا مهم‌ترین رویه‌ها و فرایندها را در شرکت خود مشخص کنید
• سپس آن‌ها را به ترتیب لیست کنید
• آن‌ها را برای رسیدن به حداکثر بهره‌وری و کارآیی خودکارسازی و ساده‌سازی کنید

به عبارت ساده، سیستم سازی کسب‌وکار، یعنی تهیه یک دفترچه راهنما که شامل همه جنبه‌های کسب‌وکار شما باشد. به خاطر داشته باشید که سیستم سازی کسب‌وکار یک فرایند مداوم است. بنابراین، شما باید به طور دوره‌ای این روند را تکرار کنید؛ به ویژه هنگامی که کسب‌وکار شما در حال رشد است.

مزایای سیستم سازی

سیستم سازی و ساده‌سازی کسب‌وکار ممکن است کمی نیاز به وقت و تلاش داشته باشد. با این حال، مطمئن باشید این یکی از بهترین سرمایه‎گذاری‌هایی است که تابه‌حال انجام داده‌اید؛ چرا که باعث می‌شود اطمینان پیدا کنید که کسب‌وکار شما به طور کارآمد و سودآوری به مسیر خود ادامه خواهد داد. سیستماتیک کردن فرایندها، رویه‌ها و گردش کار در کسب‌وکارتان به شما امکان می‌دهد به مزایای متفاوتی دست پیدا کنید. در ادامه برخی از این مزایا را با هم مرور می‌کنیم.

هدایت موثرتر کسب‌وکار

اینکه به عنوان مدیر یک کسب‌وکار وقت خود را صرف خواندن ایمیل‌ها و یا مرتب کردن صندوق ورودی خود نکنید، چندان به‌صرفه نیست. به عنوان صاحب یک کسب‌وکار، می‌توانید با ایجاد خطوط جدید تولید محصول یا ارزیابی فرصت‌های جدید تجاری، از زمان خود به طور مؤثرتری استفاده کنید. علاوه بر این، خودکارسازی یا سپردن چندین کار روزانه ضروری کسب‌وکار شما به دیگران، می‌تواند به طور مؤثری وقت شما را آزاد کند. همچنین اگر این رویه را پیش بگیرید، تمرکز انرژی شما روی فعالیت‌هایی خواهد بود که به شما در گسترش کسب‌وکار و افزایش درآمد کمک می‌کند.

بدون اینکه فعالیت‌های کسب‌وکار خود را به خوبی ثبت و مستندسازی کنید، قادر نخواهید بود آن دسته از کارهای روزمره را که بیشتر وقت خود را صرف آن‌ها می‌کنید، خودکارسازی کرده یا به دیگران واگذار کنید. مستندسازی به بیان ساده یعنی اینکه بنویسید و تعریف کنید روزانه در کسب‌وکاری که اداره آن بر عهده شماست، چه کارهایی انجام می‌شود. با تعریف فرآیندهایی که هر روزه در جریان کسب‌وکار شما صورت می‌گیرد، می‌توانید به راحتی وظایف خود را به دیگران واگذار کرده و از اینکه کسب‌وکار شما بر اساس یک استاندارد مشخص جلو می‌رود، اطمینان داشته باشید. وقتی چنین مسیری را پیش ببرید، وقت شما برای نظارت بر پروژه‌های بیشتر و تولید درآمد بیشتر برای کسب‌وکار در حال گسترشی که دارید، بازتر می‌شود.

افزایش کارایی در سازمان؛ یکی از مزایای سیستم سازی

اگر تا به حال بر روی کاغذ به طور دقیق ننوشته‌اید که در مسیر هر روزه کسب‌وکار شما چه اتفاقاتی رخ می‌دهد، احتمالا بخشی از وقت خود را بیهوده هدر می‌دهید. فرآیند مستند سازی به شما کمک می‌کند تا هرگونه اقدامات غیر اساسی را که ممکن است در این مسیر انجام شود، مشخص کنید. قبل از اینکه کسب‌وکار خود را مستندسازی کنید، احتمالا فرآیندهایی در آن وجود داشته که تنها هدررفت وقت و یا حتی پول بوده؛ اما از دید شما پنهان می‌مانده‌اند.

وقتی فرآیندهای مختلف سیستم‌ کسب‌وکار خود را در جایی ثبت کرده و مستندسازی می‌کنید، این امکان را ایجاد می‌کنید که روند کسب‌وکارتان را ارتقاء دهید. علاوه بر این، انجام چنین کاری به کاهش هزینه‌های کسب‌وکار شما کمک کرده و زمان ارزشمندی را که می‌توانید برای رشد کسب‌وکار خود استفاده کنید، در اختیار شما قرار می‌دهد.

از مزایای مستندسازی فرآیندهای کسب‌وکاری که صاحب آن هستید، این است که به شما کمک کند تا وظایف خود را با دقت بیشتری انجام دهید صرف هزینه و قوت در مستندسازی رویه‌های جدید و مستندسازی مجدد رویه‌های موجود، اگر چه در نگاه اول چندان جذاب نیست، اما به مرور نتایجی برای کسب‌وکار شما خواهد داشت که باعث می‌شود به خوبی به فایده آن پی ببرید.

افزایش و بهبود عملکرد

در کسب‌وکارهایی که رویه‌های مناسبی در آن‌ها مورد استفاده قرار نمی‌گیرد، اعضای گروه با توجه به درک خود و بدون وجود یک فرآیند استاندارد و واحد فعالیت‌های خود را پیش می‌برند. اگرچه چنین حالتی می‌تواند باعث خوشحال و رضایت نیروی کار شاغل در کسب‌وکار شما شده و حتی دست آن‌ها را برای استفاده از خلاقیت خود باز بگذارد، اما در عین حال می‌تواند منجر به ناکارآمدی نیز بشود. اگر فرآیندهای کسب‌وکار شما به خوبی مستندسازی نشده باشند، ممکن است تیم زیر نظر شما به روش‌های مختلفی آن فرآیندها را انجام دهند. برخی از این روش‌ها ممکن است مقرون به صرفه و کارآمد باشد؛ در حالی که برخی دیگر برعکس ممکن است پرهزینه و ناکارآمد باشند.

مستندسازی بهترین روش برای انجام یک کار خاص به همه کمک می‌کند تا آن کار را به آن شیوه انجام داده و کارآیی و عملکرد خود را تقویت کنند. علاوه بر این، مستندسازی فرآیندها و روش‌های انجام گرفته در یک کسب‌وکار، کمک می‌کند تا آموزش به افرادی که به تازگی وارد سازمان شده‌اند، سریع‌تر انجام شود.

تسهیل ارتباطات درون‌سازمانی و برون‌سازمانی

ضعف ارتباطات یکی از بزرگترین قاتلان سود و زمان در هر سازمانی است. وقتی که فرآیندهای طی شده در کسب‌وکار شما مشخص نیست، ارتباطات خارجی و داخلی برای شما بدل به یک مشکل خواهد شد. از طرف دیگر وقتی به طور دقیق مشخص شده که هر فرآیندی در سازمان به چه شکلی صورت می‌گیرد و وظایف و روش‌ها استانداردسازی شده باشند، اختلافات میان بخش‌های مختلف کاهش یافته و در نتیجه زمینه ارتباطات و فهم متقابل بیشتر می‌شود.

شعبه‌های مختلف مک دونالد؛ از نمونه‌های موفق سیستم سازی

مک دونالد یکی از معروف‌ترین رستوران‌های زنجیره‌ای در سراسر جهان است. بعید است کسی در سراسر دنیا باشد که نام این فست فود و همبرگر معروف آن را نشنیده باشد. با این حال برخی از افراد طعم و مزه غذاهای آن را دوست ندارند. اما همان عده نیز نمی‌توانند یک چیز را انکار کنند: همه کارها در مک دونالد بر اساس یک سیستم مشخص انجام می‌شود.

اگر وارد مک دونالد در هر نقطه از جهان شوید، می‌توانید انتظار داشته باشید که یک محصول یکسان به دست شما برسد. دلیل اینکه چنین حالتی پیش آمده این است که صاحبان مک دونالد، کسب‌وکار خود خود را بالاترین درجه ممکن سیستم‌سازی و در عین حال ساده‌سازی کرده‌اند.

همه این‌ها به افزایش کارآیی این فست فود زنجیره‌ای منتهی شده است. در فروشگاه‌های این برند، شما یا روی صفحه لمسی یا در صحبت با صندوق‌دار همبرگر خود را سفارش می‌دهید. سپس، کنار رفته و صبر می‌کنید تا صندوقدار (یا صفحه لمسی) سفارشات بیشتری بگیرد. در پشت پیشخوان، تیم تولید قرار دارند. برخی از کارکنان همبرگر درست می‌کنند؛ در حالی که برخی از آن‌ها همبرگرها را جمع کرده و بسته‌بندی می‌کنند. وجود چنین فرآیندی، تضمین می‌کند که عرضه مداوم یکی از محبوب‌ترین محصولات غذایی همیشه در جریان باشد. در نتیجه، مک دونالد می‌تواند در اسرع وقت به مشتریان خود خدمت‌رسانی کند.

از آنجا که این سیستم بسیار مؤثر بوده و در هر شعبه‌ای از مک دونالد تکرار می‌شود، کارکنان آموزش دیده آن‌ها به روشی خاص و یکسان کار می‌کنند. در نتیجه ثبات و یکسان بودن شیوه کار تضمین می‌شود. پیاده‌سازی چنین سیستمی از دلایلی است که مک دونالد را به بزرگترین فست فود زنجیره‌ای در جهان تبدیل کرده است.

آیا سیستم‌های فعلی کسب‌وکار شما کارآمد هستند؟

بدون سیستم سازی مناسب، کسب‌وکار شما نمی‌تواند به بالاترین پتانسیل، بهره‌وری، سودآوری و رضایت مشتری برسد. هر کسب‌وکاری، ویژگی‌های مختص به خود را داشته و سیستم‌های متناسب با عملکرد آن نیز بر همین اساس باید شکل بگیرند. هر چند بعضی از چیزها بین شرکت‌های مختلف است که می‌توان از جمله آن به خودکارسازی اشاره کرد. با این حال این موضوع نفی نمی‌کند که سیستم‌ سازی هر کسب‌وکاری باید متناسب با ویژگی‌های آن انجام شود.

چگونه سیستم سازی را باید در یک کسب‌وکار پیاده‌سازی کرد

مانند هر طرح دیگری، سیستم سازی کسب‌وکارها نیز گام‌های مختص به خود را دارد. این گام‌ها ممکن است بسته به شرایطی تغییر پیدا کنند؛ اما تنها انجام آن‌ها به درستی و با نظمی خاص است که می‌تواند تضمین کند مزایای سیستم سازی محقق شود. در ادامه با هم مرور کوتاهی بر این گام‌ها خواهیم داشت.

مرحله شماره 1: فهرستی از پرتکرارترین کارها را تهیه کنید

در مرحله اول، با فکر کردن به مسئولیت‌های خود، هر کار تکراری و تعداد دفعاتی که آن کار را انجام می‌دهید، فهرست کنید. به عنوان مثال بنویسید که آن کار روزانه انجام می‌شود و یا به طور هفتگی؟ علاوه بر این، باید این موضوع را مشخص کنید که برای انجام هر کار چقدر زمان لازم است.

سپس، کل فهرست را بررسی کرده و مشخص کنید که چه وظایفی را می‌توانید بر عهده دیگران بگذارید. به عنوان مثال، ممکن است بازاریابی محتوا-محور یک بخش اساسی از استراتژی بازاریابی شما بوده و شما مسئول ایجاد محتوا باشید. در این صورت کارهایی مثل تحقیق کردن، نوشتن مقالات و آپلود آن‌ها در وردپرس وظیفه شما است. وقتی دقیق بررسی کنید، احتمالا به این نتیجه خواهید رسید که به عنوان گرداننده یک کسب‌وکار، اینکه خودتان این کار را انجام دهید، استفاده چندان مفیدی از زمان نیست. در نتیجه می‌توانید این کار را به یکی دیگر از اعضای گروه‌تان واگذار کرده و یا فرد جدیدی را برای انجام آن استخدام کنید.

مرحله شماره 2 : کارها را سازماندهی و اولویت‌بندی کنید

مرحله بعدی شناسایی اهمیت هر عملکرد است. به عنوان مثال، می‌توانید به هر کاری که در مسیر روزمره کسب‌وکار شما انجام می‌شود، یک ارزش پولی اختصاص دهید. برای نمونه، کار الف روزانه 10 میلیون تومان برای کسب‌وکار شما ارزش دارد. بعد از این ارزش‌گذاری، می‌توانید کارها را را با توجه به اهمیت و سهم آن‌ها در کسب‌وکار خود اولویت‌بندی کنید.

راه دیگر برای اولویت‌بندی کارها این است که بررسی کنید کدام کارهای تکراری بیشتر وقت شما را صرف خود می‌کنند. به عنوان مثال، اگر انجام کاری هر هفته پنج ساعت طول بکشد، ممکن است بتوانید سیستمی را ایجاد کنید که به شما امکان بدهد پنج ساعت مذکور را صرف آن کار نکرده و به وقت آزاد شما تبدیل شود. حال می‌توان بررسی کرد که پنج ساعت زمان آزاد شده چه تاثیری بر کسب‌وکار شما خواهد گذاشت. به این ترتیب می‌توانید یک اولویت‌بندی از کارها بر اساس زمان صرف شده تهیه کنید.

مرحله شماره 3 – مستندسازی فرآیندها؛ گامی مهم در راستای سیستم سازی

مرحله‌ای که می‌خواهیم درباره آن صحبت کنیم، احتمالا زمان‌برترین مرحله کل فرآیند سیستم سازی کسب‌وکار شما خواهد بود. با این حال زمانی که قرار است در این مرحله صرف کنید، تنها جزء کوچکی از زمانی است که بعدها بواسطه انجام این مرحله صرفه‌جویی خواهید کرد.

مستندسازی فرایندها شما را ملزم می‌کند تا حد ممکن دقیق باشید. علاوه بر این، شما باید سعی کنید این روند را از منظر شخصی که برای اولین بار کار را انجام می‌دهد، ثبت کنید. پس در نتیجه می‌توانید با دیدی متفاوت و حتی نقادانه به آن نگاه کنید. در مسیر انجام این کار می‌توانید از تمام منابع موجود و الگوهای آنلاین رایگان برای کاهش حجم مستندسازی فرآیندها استفاده کنید. همچنین می‌توانید برای مستندسازی فرآیندها با شخص دیگری نیز همکاری کنید.

مرحله شماره 4 – فرآیند را آزمایش کنید

بعد از اینکه یک فرآیند را مستندسازی کردید، وقت آن است که اثربخشی آن را بررسی کنید. وظایف را مطابق رویه‌هایی که نوشته شده انجام دهید تا ببینید که آیا انجام‌ آن‌ها راحت و منطقی هست یا خیر. ممکن است با بخش‌هایی روبرو شوید که نیاز به توضیحات بیشتری داشته باشند. در آخر، اطمینان حاصل کنید که برای جلوگیری از اشتباهات آینده، روند کار را به طور کارآمد اصلاح کرده‌اید.

یکی از روش‌های انجام این مرحله این است که از یکی از همکاران خود بخواهید که طبق فرآیندهای مشخص شده، آن کارها را انجام دهند. اگر آن‌ها سردرگمی یا سؤال داشتند و روند کارها به اندازه کافی ساده  و سرراست نبوده و نیاز به توضیح بیشتر داشت، به جای توضیح دادن، تغییرات لازم را در روند کار ایجاد کنید و از آن‌ها بخواهید که دوباره مسیر انجام آن کار را طی کنند.

مرحله شماره 5 : بهینه‌سازی فرایندهای کسب‌وکار

وقتی به یک پیش‌نویس جامع از کارهایی که باید هر روزه در کسب‌وکارها شما انجام شود رسیدید، بخش سخت‌تر مسیر را رفته‌اید. برای افزایش کارآیی و اثربخشی هر فرآیند، باید به صورت تدریجی آن را بهبود بخشید. علاوه بر این، می‌توانید کارکنان را ترغیب کنید که راهکار‌هایی که برای بهبود فرآیندها به ذهن‌شان می‌رسد، پیشنهاد کنند.

سیستم سازی کسب‌وکار خود را از همین امروز شروع کنید

سیستم سازی کسب‌وکار در محیط رقابتی فعلی بسیار اهمیت دارد. این روش مدیریتی، به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا وظایف پیچیده را ساده کنند و حداکثر کارایی و بهره‌وری را ایجاد کنند و همچنین انگیزه کارگران و رضایت شغلی آن‌ها را ارتقا بخشند. سابقه کسب‌وکارهای موفق ملی یا جهانی نیز اهمیت سیستم سازی کسب‌وکار را در رسیدن به شرایط مطلوب نشان داده است. برای موفقیت کسب‌وکارتان، سیستم سازی را از همین امروز شروع کنید.