سیستم سازی فردی | برترین استراتژی برای دستیابی به اهداف مهم زندگی
روند زندگی را با سیستم سازی فردی آسان‌تر کنید
زندگی برای همه افراد پر از مشغله، همیشه غیر قابل پیش‌بینی و پیچیده است. از این رو سیستم‌ها به ما کمک می‌کنند تا به تمامی امور به شکل موثر در زندگی شخصی و کاری خود سامان دهیم. سیستم سازی فردی به ما این امکان را می‌دهد که کنترل بخشی از زندگی را در دست بگیریم، آن را به مجموعه‌ای قابل مدیریت از ورودی‌ها و خروجی‌ها محدود کنیم و بتوانیم چشم‌اندازی روشن برای زندگی خود ایجاد کنیم. در این مطلب با مفهوم سیستم سازی، دلایل اهمیت آن در زندگی شخصی و کاری، نمونه‌هایی از آن برای بهبود و آسان‌تر شدن زندگی و در نهایت تکنیک‌های ایجاد و پیاده‌سازی آن آشنا می‌شویم.
سیستم سازی فردی چیست؟
به عبارتی ساده سیستم یک فرایند واضح و قابل تکرار است و سیستم سازی عمل ایجاد یک سیستم جدید است. سیستم سازی فردی به این معنی است که فرد مجموعه فرایندهای را برای بررسی بهتر شرایط و اهداف کاری و زندگی خود و نیز بهبود آنها در راستای پیشرفت شخصی ایجاد می‌کند. توسعه سیستم‌ها به همه افراد کمک می‌کند تا کاری را که باید انجام دهند با به بهترین نحو انجام دهند. ممکن است با خود بگویید که ایجاد سیستم در زندگی فردی کار اضافی به نظر می‌رسد، اما باید بگوییم که این تکنیک اصولی، در نهایت زندگی شما را آسان‌تر می‌کنند. از طرفی هر چه سیستم‌های شما بهتر باشند، کسب‌وکار شما نیز آسان‌تر و درآمد شما نیز بیشتر است.
هدف‌گذاری با سیستم سازی فردی چه تفاوتی دارد؟
درست است که اهداف بیهوده نیستند و برای موقعیت‌های ساده عالی عمل می‌کنند. اما این روزها دنیا به این سادگی نیست. شما نمی‌دانید شغلتان در یک سال آینده چگونه خواهد بود. شما نمی‌دانید اقتصاد کشور و دنیا چگونه پیش می‌رود یا چه فناوری‌های جدیدی قرار است وارد بازار شوند. از این رو زندگی شخصی شما به همین اندازه غیر قابل پیش‌بینی است. بنابراین پیشنهاد ما به شما این است که به‌جای هدف‌گذاری، سیستم سازی فردی را امتحان کنید که شانس موفقیت شما را در زمینه‌های مختلف زندگی، در طول زمان بهبود می‌بخشد. سعی کنید سیستم‌هایی را ایجاد کنید که ارزش فردی شما را بهبود می‌بخشد بدون توجه به اینکه خود سیستم چگونه عمل می‌کند. سیستم‌هایی را برای رژیم غذایی و تناسب اندام پیدا کنید که دانش ساده را جایگزین قدرت اراده کند.
اهداف عبارت‌اند از دنبال‌کردن روال‌ها و تلاش کردن برای رسیدن به خواسته‌های نهایی. اهداف خوب کاملا مشخص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، مرتبط و مبتنی بر زمان هستند. از سوی دیگر، سیستم‌ها اصول پایه‌ای هستند که هر روز کمی پیشرفت می‌کنند. با ساختن سیستم‌هایی برای روابط، سلامت، شغل، پول و طرز فکر خود، متوجه می‌شوید که در واقع سیستم سازی فردی بهترین. کارآمدترین استراتژی برای رسیدن به اهداف بزرگ است.
اهمیت سیستم سازی فردی در زندگی
بسیاری از مردم انرژی غیر ضروری زیادی را برای رسیدن به اهداف دشوار هدر می‌دهند. اگر حتی یک یا دو روز از روال زندگی خود عقب بیفتید، شرم و ناامیدی وارد ذهن شما می‌شود (حتی اگر پیشرفت خوبی داشته باشید). سیستم سازی در زندگی فردی انرژی شما را هدر نمی‌دهند، این کار به شما کمک می‌کند تا فرایند قدرتمندی برای موفقیت بیشتر خود ایجاد کنید. یک سیستم خوب برای به خودی خود وجود ندارد بلکه برای دستیابی به یک هدفی ایجاد می‌شود.
برای سیستم سازی فردی خوب، یک هدف مشخص نیاز است. ما اغلب با ابزارها و روش‌های مختلفی که در زمان‌های مختلف انتخاب شده‌اند کار می‌کنیم و ممکن است آن‌قدر با آنها راحت باشیم که تضاد بین آنها با دستابی به اهدافمان را نبینیم. به‌عنوان مثال، ممکن است شب‌ها ورزش کنید (عادتی که در دانشگاه یاد گرفتید) و همچنین سعی کنید قبل از خواب زمانی را با فرزندان خود بگذرانید (روشی که یک دوست توصیه می‌کند) و می‌دانید که باید زود بخوابید تا صبح بتوانید باانرژی از خواب بیدار شوید. با این تفاوت که در یک شب زمان زیادی وجود ندارد و هر شب خود را تحت فشار می‌بینید بدون اینکه واقعا دلیل آن را بدانید.
هر یک از این عادات بسیار عالی هستند اما بر ضد یکدیگر کار می‌کنند. از این رو با ساختن یک سیستم درست با یک هدف تعریف شده، می‌توانید از تضاد اجزا جلوگیری کنید. هدف به شما استانداردهایی را برای زمان و نحوه عملکرد سیستم می‌دهد. خلاصه‌ای از دلایل اهمیت این داشتن سیستم عبارت‌اند از:
- یک سیستم برای انجام یک هدف متمرکز طراحی می‌شود
- سیستم فردی بسیار کارآمد است
- یک سیستم، تکرارپذیر و قابل آموزش است
- سیستم سازی فردی به شما قابلیت پیش‌بینی می‌دهد
نمونه‌هایی از سیستم سازی فردی برای بهبود زندگی شخصی
اگر می‌خواهید زمان را برای تمرین و تلاش برای رسیدن به اهدافتان از دست ندهید، زمان بیشتری را با عزیزانتان بگذرانید و غیره، یکی از راه‌های انجام آن سیستم سازی فردی است که تا حد امکان فرایندهای شما را خودکار و ساده کنند. سیستم روشی استراتژیک است که برای انجام یک فعالیت پرتکرار به بهترین نحو ایجاد می‌شود. سیستم‌ها می‌توانند به شما کمک کنند تا کار و زندگی خانگی خود را به‌صورت کارآمدتر اداره کنید. در ادامه با ایده‌هایی آشنا می‌شوید که می‌توانید برای آنها در زندگی خود سیستم سازی کنید.
سیستم سازی فردی در امور مالی
پرداخت قبوض، واریز پول به حساب‌های پس‌انداز و بازنشستگی، سرمایه‌گذاری و غیره فعالیت‌هایی پرتکرار هستند که باید به طور منظم انجام شوند. از این رو شما میتانید با ایجاد سیستمی برای مدیریت امور مالی خود در زمان صرفه‌جویی کنید و آرامش خود را بیشتر کنید.
سیستم سازی برای وعده‌های غذایی
خرید مواد غذایی و نیز تهیه وعده‌های غذایی می‌تواند زمان زیادی را از شما بگیرد. از این رو، اگر سیستم سازی فردی مناسبی برای انجام این فعالیت‌ها نداشته باشید، ممکن است در نهایت باعث شود که غذاهای ناسالم بخورید و خیلی بیشتر از حد لازم پول خرج کنید.
ساخت سیستم فردی برای بلاگ‌نویسی
اگر وبلاگ‌نویس هستید، پس می‌دانید که وبلاگ‌نویسی می‌تواند زمان زیادی را از شما بگیرد. با این حال، با ایجاد سیستم‌های فردی برای نوشتن پست‌های وبلاگ، بازاریابی وبلاگ، ایجاد کتاب‌های الکترونیکی، راه‌اندازی محصولات خود و غیره، می‌توانید به طور موثری میزان زمانی که به وبلاگ خود اختصاص می‌دهید را کاهش دهید.
سیستم سازی برای روز و شب
به کمک سیستم سازی برای روتین صبحگاهی خود، می‌توانید اطمینان داشته باشید که هر روز را باانرژی و به‌درستی شروع می‌کنید. علاوه بر این، با داشتن یک سیستم منظم شبانگاهی، می‌توانید هر روز را با آرامش و حال خوب به پایان برسانید.
سیستم سازی فردی در انجام وظایف روتین
اگر شما یک کارمند یا یک کارآفرین هستید، احتمالا فعالیت‌های زیادی وجود دارند که باید در طول روز و ماه‌ها، بارها و بارها آنها را انجام دهید. با ایجاد یک سیستم مناسب برای انجام درست این فعالیت‌ها بدون اینکه انرژی شما کاملا از بین برود، نتایج بسیار بهتری به دست می‌آورید.
فرایند پنج مرحله‌ای برای سیستم سازی فردی
اکنون که با انواع سیستم‌های فردی و اهمیت آنها برای آسان‌تر کردن زندگی شخصی آشنا شدید، ممکن است برای شما سوال باشد که برای سیستم سازی فردی باید چه کاری انجام دهید. از این رو در این مطلب با 5 مرحله اصلی که باید برای ایجاد سیستم‌هایی در زندگی شخصی و کاری خود انجام دهید آشنا می‌شویم تا بتوانید در زمان صرفه‌جویی کنید، موثرتر و کارآمدتر باشید و بهره‌وری خود را افزایش دهید.
فعالیت‌ها و وظایف فردی خود را به طور دقیق بشناسید
در ابتدا با شناسایی دقیق اقداماتی که چه در خانه و چه در محل کار به طور منظم انجام می‌دهید شروع کنید. به این معنی که روزتان را برای خود تحلیل کنید و به تمام بخش‌های مختلفی که هر روز انجام می‌دهید نگاهی بیندازید. برخی از این فعالیت‌ها می‌توانند شامل موارد زیر باشند:
- آماده‌شدن در صبح
- آماده‌کردن بچه‌ها برای مدرسه
- رفتن به محل کار
- بررسی و پاسخ‌دادن به ایمیل‌ها
- پاسخگویی به تماس‌های تلفنی
- نوشتن گزارش‌ها
- مدیریت حساب‌های شبکه‌های اجتماعی شرکت
- بیرون رفتن برای دویدن
- شام پختن
- نوشتن یک پست وبلاگ
- بازاریابی کتاب الکترونیکی خود
- آماده‌شدن برای خواب
این موارد، نمونه‌های پر کاربردی بودند که در زندگی بیشتر ما وجود دارند. کافی است شما برای خود لیستی از فعالیت‌هایی که به ذهنتان می‌رسد را مرور و یادداشت کنید و بعد از آن باید به سوالاتی که در زیر به آنها اشاره شده است پاسخ دهید و بر این اساس سیستم سازی فردی کنید:
- در حال حاضر چگونه این کارها را انجام می‌دهید؟
- آیا احساس می‌کنید که تا آنجا که می‌توانید کارآمد و مؤثر هستید؟
- کجا زمان زیادی را از دست می‌دهید؟
- کجا پول از دست می‌دهید؟
- چه فعالیت‌هایی بیشتر شما را ناامید می‌کنند؟
- چه چیزی در حال حاضر به‌سرعت یا به آن خوبی که باید، انجام نمی‌شود؟
- کدام فرایندها باید ساده‌سازی شوند؟
آنچه را که در حال حاضر انجام می‌دهید را تجزیه‌وتحلیل کنید
فعالیتی را که می‌خواهید سیستم سازی کنید را با استفاده از روش معمولی خود، یعنی همان‌طور که در حال حاضر آن را انجام می‌دهید، انجام دهید. آن را در نظر داشته باشید و با تمام مواردی که در زیر به آنها اشاره شده است مستند کنید و تطبیق دهید:
- چگونه این کار را انجام می‌دهید؟
- از چه ابزارهایی استفاده می‌کنید؟
- مشکل کار کجاست؟
- چه چیزی شما را ناامید می‌کند؟
- چقدر طول می‌کشد تا فعالیت را کامل کنید؟
- هزینه تکمیل فعالیت چقدر است؟
- چه نوع نتایجی می‌گیرید؟
فرایند جدید خود را برنامه‌ریزی کنید
سیستم سازی فردی به شما برای ساده کردن وظایف و بهبود کارایی کمک می‌کند. برای این کار کافی است نگاهی به نحوه انجام فعالیت جدیدی که می‌خواهید در حال حاضر آن را سیستم سازی کنید بیندازید و با برشمردن هر مرحله، فرایند جدیدی را که به آن رسیدگی می‌کنید، یادداشت کنید. اطمینان حاصل کنید که هر مرحله به‌خوبی مستند شده و به‌وضوح توضیح داده شده است و به این سوال‌ها پاسخ دهید:
- هدفی که برای رسیدن به آن تلاش می‌کنید چیست؟
- آیا تمام مراحلی که در حال حاضر انجام می‌دهید ضروری هستند؟
- آیا مراحلی را که برای انجام کارها در پیش گرفته‌اید مناسب هستند؟ آیا اگر ترتیب مراحل را تغییر دهید، نتایج بهتری می‌گیرید؟
- چگونه می‌توان این کار را سریع‌تر انجام داد؟
- آیا می‌توانید یک چک‌لیست ایجاد کنید؟
- آیا می‌توان برخی از مراحل یا کل فرایند را خودکار کرد؟ آیا ماشین یا نرم‌افزاری وجود دارد که بتوانید از آن استفاده کنید؟ اگر بله چه ماشینی یا چه نرم‌افزاری؟
- اصلا شخص دیگری می‌تواند این کار را انجام دهد؟
اجرای برنامه مرحله‌ای مهم در سیستم سازی فردی
هنگامی که یک سیستم فردی ایجاد کردید، باید آن را اجرا کنید. این می‌تواند برای مثال شامل استخدام افراد، خرید نرم‌افزار و ارتقا ابزارهایی باشد که در حال حاضر استفاده می‌کنید و غیره. اکنون فعالیتی را که سیستم سازی کرده‌اید، انجام دهید و به نتایجی که می‌گیرید توجه کنید. هرگونه تغییرات و اصلاحات لازم را انجام دهید. شما باید سیستم جدید خود را تا زمانی که شروع به دریافت نتایج مورد نظر خود کنید، اصلاح کنید و به این سوالات پاسخ دهید:
- آیا به نتایج دلخواه رسیدید؟
- چه فرایندی بهتر کار می‌کند؟
- چه چیزی کار نمی‌کند؟
- چقدر در زمان صرفه‌جویی می‌کنید؟
- آیا به ساده‌ترین راه ممکن به هدف خود می‌رسید؟
- چقدر برای شما هزینه دارد و با توجه به نتایجی که می‌گیرید، آیا هزینه آن قابل قبول است؟
- آیا شکافی در این فرایند وجود دارد؟
- آیا می‌توانید فرایند را بیشتر بهینه کنید؟
سیستم را به طور مداوم بهبود ببخشید
اگرچه در تئوری ایده سیستم سازی فردی ایجاد و فراموش‌کردن آن است، اما واقعیت این است که هرچند وقت یکبار باید به سیستم‌هایی که ایجاد کرده‌اید نگاهی دقیق بیندازید و مطمئن شوید که همه چیز به همان درستی سابق کار می‌کنند. علاوه بر این، از خود بپرسید که چگونه می‌توانید آن را به‌روزرسانی کنید و به موارد زیر دقت کنید:
- سیستم باید همچنان به‌صورت قبل کارآمد باشد
- سعی کنید هزینه سیستم را کاهش دهید
- سیستم را طوری بهبود ببخشید که شروع به گرفتن نتایج بهتر کنید
همچنین، این احتمال وجود دارد که در ابتدا، شخص شما تمام مراحل سیستم‌های خود را انجام دهد. با این حال، به‌مرور زمان به نقطه‌ای خواهید رسید که می‌توانید دیگران را برای این کار استخدام کنید. یعنی دیر یا زود می‌توانید منحصرا بر روی فعالیت‌هایی اصلی تمرکز کنید که بیشترین ارزش را برای زندگی خانگی، زندگی کاری یا کسب‌وکار شما ایجاد می‌کنند و افراد دیگری را برای انجام سایر مراحل سیستمی که شما ساخته‌اید استخدام کنید.
وقت آن رسیده است که در زندگی فردی خود سیستم سازی کنید
سیستم سازی فردی در زندگی ما از اهمیت زیادی برخوردار است؛ از جمله اینکه یک سیستم برای انجام یک هدف متمرکز طراحی می‌شود؛ بسیار کارآمد است، تکرارپذیر و قابل آموزش است و نیز به شما قابلیت پیش‌بینی می‌دهد. از این رو یک روش پنج‌مرحله‌‌ای برای ساخت سیستم وجود دارد که مراحل آن عبارتند از: شناسایی فعالیت‌ها و وظایف فردی، تجزیه‌وتحلیل کاری که در حال حاضر انجام می‌دهید، برنامه‌ریزی برای فرایند جدید، اجرای سیستم طراحی شده و بهبود مداوم آن. با داشتن یک سیستم برای تمامی فرایندهای زندگی می‌توانید روندهای شغلی و زندگی فردی خود را آسان‌تر کنید و کیفیت آن را ارتقا دهید.
قوانین ارسال دیدگاه در سایت