سیستم سازی فروش | انتخاب درست فرایند فروش = کسب‌وکار موفق

فروش خاص برای مشتریان خاص

مشتریان شما منحصر به فرد هستند و به دنبال محصولات خاص می‌باشند؟ پس درست مانند روابط مشتری و کیفیت محصولات، باید به دنبال فرایندهای فروش موفق باشید. سیستم سازی فروش عالی، نرخ فروش کسب‌وکارتان را روز به روز افزایش و موفق‌تر می‌کند. اگر تا همین حالا چیزی در مورد اهمیت سیستم سازی فروش کسب‌وکار نمی‌دانستید، این پست برای شما نوشته شده است.

به عنوان یک قاعده کلی، سیستم سازی فروش را می‌توان به بخش‌های ساده و پیچیده تقسیم کرد که مراحل هر یک از آنها بسته به نیازهای خاص کسب‌وکار مرتبط است. فرایندهای فروش ساده معمولا به فروش‌های موسوم به معاملاتی یا فروش محصولات یا خدماتی مربوط می‌شود که پس از تماس اولیه، محصول ارسال می‌شود و فروش به اتمام می‌رسد. اما فرایندهای پیچیده عمدتا به فروش پروژه‌ای مرتبط هستند که در آنها یک فروش ساده دارای چندین مرحله یا فاز است.

تعریف سیستم سازی به زبان ساده

سیستم (System) به مجموعه‌ای از فرایندها گفته می‌شود که کارکرد آن بدون نیاز به حضور یا مداخله انسان است. سیستم‌ها باعث به حداقل رسیدن اشتباهات فردی، سوءاستفاده‌ها، خطاهای انسانی و حتی آسیب‌های فردی می‌شوند. سیستم سازی فروش نیز می‌تواند بخشی از سیستم سازی کسب‌وکار باشد که برای خودکارسازی تمامی امور در بخش فروش اتخاذ شده است. با این کار، تمام فرایندهای فروش بدون کمترین دخالت و نظارت مدیر، تیم‌های فروش و سایر افراد اتفاق می‌افتند که عمدتا نتیجه بهتری را رقم می‌زنند. اگر به دنبال فروش بهتر و بیشتر هستید، تبدیل کارهای کسب‌وکارتان به یک سیستم تکرار شونده را باید در اولویت خود قرار دهید.

سیستم سازی فروش به چه معنی نیست

سیستم سازی فروش کسب‌وکار به این معنی نیست که کارهای شما را چندین ربات انجام دهند، بلکه منظور این است که از فناوری، هوش مصنوعی و دنیای آنلاین بیشترین استفاده را ببرید تا فرایند فروش را در کمترین زمان با بیشترین بازدهی به پایان برسانید. برای مثال، صفحه‌های اینستاگرامی را در نظر بگیرید که خریدار (مشتری) با ادمین بر سر قیمت، نحوه انتقال وجه، درج آدرس و اطلاعات ضروری باید چت کند. در این صفحات، ادمین تنها می‌تواند یک خریدار را مدیریت کند و پس از اتمام کار او سراغ پیشنهاد بعدی می‌رود. در این میان حتی ممکن است اطلاعات را اشتباه دریافت کند که فرایند فروش مختل خواهد کرد.

سیستم سازی فروش حتی به این معنا نیست که کار شما و اعضای تیم فروش کم می‌شود، بلکه به این معنا خواهد بود که دیگر نیازی نیست با تک تک مشتریان برای درج و ثبت خرید گفتگو کنید؛ آنها اطلاعات را در کادرهای مشخص درج می‌کنند و تمامی فرایند به بخش‌های مورد نظر از جمله تامین کالا یا خدمات خواهد رسید. آنها نیز با توجه به سفارشات، کالاها را بسته‌بندی کرده و برای ارسال آماده می‌کنند. وقت با ارزش شما تنها صرف کشف راهای فروش بیشتر، بازاریابی قدرتمند‌تر و یافتن نقاط ضعف خواهد شد.

اهمیت سیستم سازی فروش در کسب‌وکارها

دلایل زیادی برای اتخاذ فرایند سیستم سازی فروش وجود دارند که مایلیم به مهم‌ترین آنها پس از شناخت ماهیت سیستم سازی اشاره کنیم.

• کنترل بر خریداران بالقوه را افزایش می‌دهد
• شانس از دست دادن فرصت‌های فروش را کاهش می‌دهد
• مدیران فروش کسب‌وکارها بینش خوبی از فعالیت‌های تیم‌های خود به دست می‌آورند
• تیم مدیریتی می‌تواند نتایج استراتژی‌های اتخاذ شده را به طور سیستماتیک‌تر نظارت کند و برای فروش بیشتر برنامه‌ریزی بهتری انجام دهد
• در ایجاد روابط بلندمدت با مشتریان کمک می‌کند، چرا که آنها از اینکه شما می‌دانید همکارتان در گذشته در مورد چه موضوعی صحبت با آنها کرده است خوشحال می‌شوند
• مهم‌تر از همه، درمی‌یابید که مشتریان شما در چه مرحله‌ای از فروش از خرید محصول یا خدمات شما منصرف شده‌اند. آگاهی یافتن در این مورد شاید مهم‌ترین بخش سیستم سازی فروش باشد

با سیستم سازی فروش کسب‌وکار، شما مطمئن خواهید شد که مشتری در چه مرحله‌ای از خرید خود منصرف شده است، اگر در همان ابتدا یعنی رجوع کردن به سایت باشد، حتما مشکلاتی در زیرساخت‌های درگاه وجود دارد. اگر پس از خرید اولیه، هرگز به سایت شما سر نزده‌اند، مشکل از کیفیت یا نوع ارائه خدمات پس از فروش می‌تواند باشد.

چگونگی سیستم سازی موفق فرایندهای فروش

مانند اتخاذ هر استراتژی، سیستم سازی فروش نیز مستلزم به کارگیری بخش‌های مختلف است تا بتواند بهترین تاثیرات را بر کسب‌وکارتان بگذارد. در ادامه با چهار اصل در سیستم سازی فروش به صورت موفقیت‌آمیز صحبت خواهیم کرد.

تعیین کردن اهداف دقیق و مکانیسم‌های کنترلی

پاسخ به این سوال بسیار مهم است؛ بخش فروش از سیستماتیک کردن فرایند می‌خواهد چه چیزی بدست آورد؟ عمده سیستم سازی‌های فروش خواهان نظارت بهتر بر فعالیت‌ها، فرصت‌های فروش ایده‌آل و فروش‌های از دست رفته‌اند. آنها همچنین می‌توانند برای کشف دلایل ضرر و زیان‌های قبلی نیز به وجود آیند. هنگام تعیین اهداف سیتسم سازی فروش بسیار مهم است که مکانیسم‌های کنترل کیفیت را برای ردیابی موفقیت‌آمیز نتایج فروش تعریف کنید. در پایان، شما تنها قادر هستید آنچه را که نظارت می‌کنید بهبود ببخشید.

استفاده از فناوری برای حمایت از اهداف شما

پایه و اساس همه چیز دانش و تجربه شما است، اما مهم این است که فناوری مورد استفاده شما یک بار اضافه به دوش شما نباشد، بلکه یک ابزار پشتیبانی با کیفیت برای فرایندهای فروش شما باشد. کسب‌وکارها باید روی فروش تمرکز کنند که در بین فناوری‌های بکار رفته، یک سیستم مدیریت فروش و مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) می‌تواند به آنها کمک کند. چنین راهکارهایی امکان پیاده‌سازی و ردیابی فروش با کیفیت را بدون وارد کردن هیچ لطمه‌ای به تیم فروش شما ممکن می‌سازد.

اهمیت دادن به کار تیمی

مدیر فروش اغلب مسئول تعریف فرایند فروش است، اما فروش موفق به یک تیم احتیاج دارد. هیچگاه از گنجاندن فروشندگان باتجربه برای تعریف فرایندهای فروش نترسید؛ هیچ کس بیشتر از آنها در مورد اخلاقیات مشتریان، سلایق آنها و چگونگی جلب نظر آنها نمی‌داند. علاوه بر این، با این کار آنها را از کاربران سیستم‌های منفعل به یک تیم فعال در زمینه فروش تبدیل خواهید کرد. اما داستان به اینجا ختم نمی‌شود. از مشتریان خود بپرسید که چه نوع تجربه‌ای با کسب‌وکار شما داشته‌اند. نتیجه چیزی جز درک بهتر نیازها، خواسته‌ها و ترجیحات آنها نخواهد بود که در نهایت به شما در ایجاد فرایندهای فروش موثرتر کمک می‌کند.

تعریف فرایندهای فروش یک راه حل نیست، تازه شروع کار است

سیستم سازی فروش کسب‌وکار یک فعالیت یکبار مصرف نیست. فرایندهای فروش نیاز به تجزیه و تحلیل و بهبود مستمر – با اندازه‌گیری کارایی هر مرحله چه در سطح تیم چه در سطح هر فروشنده – دارند. اما زیبایی کار در همینجا است؛ وقتی اهداف مشخصی داشته باشید، وقتی بدانیم چه چیزی را چگونه اندازه‌گیری (ارزشیابی) کنیم، آن وقت می‌توانیم فروش را بهبود ببخشیم.

ایجاد ماشین فروش

اگر قصد دارید یک ماشین فروش بسازید که درآمد و رشد قابل تکرار، قابل پیش‌بینی، مقیاس‌پذیر و پایدار ایجاد کند، ابتدا باید فروش خود را سیستم سازی کنید – یعنی باید یک سیستم برای کسب‌وکار خود ایجاد کنید. چنین سیستمی به نوبه خود شامل چندین زیرسیستم است و همه آنها باید سازگار، تکرارپذیر، واضح و ساده باشد، درست مانند مربیانی که برای تیم‌های ورزشی خود از چند سیستم استفاده می‌کنند.

سیستم سازی فروش به شما کمک می‌کند تا تمام فرایند فروش را زیر یک سقف انجام دهید. به عنوان مثال، به جای اتخاذ استراتژی‌های یکبار مصرف، از فرایندهای فروش تعریف شده، قابل تشخیص، قابل اندازه‌گیری و با عملکرد خوب استفاده کنید که به شما کمک می‌کند فروش را به طور موثرتری هدایت کنید.

اهمیت نقش مدیریت فروش در سیستم سازی فروش

نقش مدیریت فروش که می‌تواند از یک تا چند نفر تشکیل شده باشد این است که نیروی فروش را توسعه ببخشد، عملیات فروش را هماهنگ کند و روش‌های مختلف فروش را راه‌اندازی کند. به وسیله یک مدیریت فروش موفق است که کسب‌وکاری می‌تواند در بازار سر بلند کند و به طور پیوسته به تمامی اهداف فروش خود برسد. به طور کل می‌توان گفت، مدیریت فروش به سیستم سازی فروش می‌انجامد. سه جبهه‌ای که مدیریت فروش در آنها نقش پررنگی دارد، به شرح زیر هستند.

• عملیات فروش: سنگ بنای سازمان و لینک مستقیم محصول و مشتری، تیم فروش است. از این‌رو، بهتر است بیشترین دقت را در انتخاب تیم فروش خود کنید
• استراتژی فروش: مادامی که واحد فروش را ایجاد و اهداف‌تان را مشخص کردید، فرایندهای فروش را باید تعریف کنید تا مطمئن شوید بهترین استراتژی‌های فروش را اتخاذ کرده‌اید. برای مثال، داشتن قیف فروش کار را برای شما بیش از پیش آسان‌تر می‌کند
• تحلیل فروش: گزارش‌دهی منسجم با کمک معیارهای فروش، مدیریت فروش را قادر می‌سازد تا تاثیر تلاش نیروها بر موفقیت فروش را درک کرده و در مورد اتخاذ کارهایی که می‌توانند آنها را در مسیر بهتری سوق دهد تصمیم بگیرند. برای مثال ممکن است مدیریت فروش تصمیم بگیرد نیروی فروش را افزایش دهد یا استراتژی‌های بازاریابی را تغییر دهد

چه کسب‌و‌کارهایی به سیستم سازی فروش نیاز دارند

برای پاسخ به این سوال که سیستم سازی فروش برای چه کسب‌وکارهایی مفید خواهد بود، بایستی به لیستی از سوالات زیر پاسخ داد.

• آیا بیشتر وقت کارمندان شما برای انجام فرایندهای فروش هدر می‌رود و بهره‌وری آنها پایین است؟
• آیا بسیاری از فرایندهای فروش نیمه کاره رها و فراموش می‌شوند؟
• آیا هنگام مرخصی یکی از اعضای تیم فروش، روند فروش مختل می‌شود؟
• آیا خطای انسانی در روند فروش کسب‌وکارتان به شدت تاثیرگذار است؟
• آیا بیشتر وقت خود را صرف حل کردن مشکلات فروش می‌کنید؟
• آیا در کسب‌وکارتان زمانی برای آموزش و گسترش اعضای تیم فروش ندارید؟

اگر پاسخ شما به تمامی سوالاتی که در بالا ذکر شده مثبت است، کسب‌وکارتان نیازمند سیستم سازی فروش است. برای روشن کردن بهتر موضوع، اگر کسب‌وکارتان در یکی از طبقه‌بندی‌های زیر قرار می‌گیرد، به این معنا است وقت آن رسیده تا سیستم سازی فروش را پیاده‌سازی کنید.

• کسب‌وکارهایی که از وقت‌کشی دائمی پرسنل خود به ستوه آمده‌اند، و میزان فروش‌شان دقیقا به کارآمدی کارمندان ارتباط دارد و مجبورند نظارت‌های بیشتری را برای کارمندان خود در نظر بگیرند
• کسب‌وکارهایی که به فکر رشد مستمر خود هستند و قصد دارند تمامی فشارها را از روی دوش یک نفر بردارند و همچنین قصد دارند نیروهای متخصص‌تری داشته باشند تا افرادی که مانند اپراتور کارهای تکراری انجام می‌‎دهند
• کسب‌وکارهایی ایده‌ها، اهداف و برنامه‌های بسیار خوبی در چنته دارند اما تنها به دلیل نداشتن زمان کافی، حتی به آنها فکر هم نمی‌کنند
• کسب‌وکارهایی که گسترده هستند و دارای چندین زیرمجموعه مانند هولدینگ‌ها می‌باشند و صاحب هولدینگ قصد دارد تمامی زیرمجموعه‌های خود را با کمترین هزینه و انرژی رصد و ارزشیابی کند
• کسب‌وکارهایی که به برندسازی اهمیت می‌دهند و قصد دارند روند صعودی خود را برای چند نسل حفظ کنند

دلیل مقاومت برخی از مدیران برای سیستم سازی فروش

کم نیستند مدیرانی که با اهمیت سیستم سازی فروش آشنا هستند و باز برای پیاده‌سازی آن در کسب‌وکار خود مقاومت می‌کنند. اغلب این مدیران دوست ندارند کارها را برون‌سپاری (واگذاری به سیستم) کنند. آنها به این فکر می‌کنند که هیچ‌کس مانند خودشان  دقیق و تمیز کارها را انجام نمی‌دهد. غافل از اینکه، برای ایجاد یک کسب‌وکار موفق راهی به جز برون‌سپاری ندارید.

از طرف دیگر، بسیاری از مدیران از استفاده از تکنولوژی هراس دارند و ایجاد تغییر در شیوه ناکارآمد را نمی‌پسندند. آنها حاضرند با یک شیوه نادرست مدیریت را ادامه دهند تا اینکه انواع روش‌های مارکتینگ، فروش سیستماتیک و مدیرت مشتری مکانیزه را تجربه کنند. غافل از اینکه، اکثر برندهای معروف دنیا با فناوری روز دنیا به جایگاه فعلی خود رسیدند.

برخی دیگر از مدیران آنقدر ایده‌آل‌گرا هستند که حتی وقت فکر کردن به سیستم سازی فروش را هم ندارند. آنها بیشتر وقت‌شان را به برنامه‌ریزی و بررسی موارد پیش پا افتاده‌ای می‌کنند که هرگز عملیاتی نمی‌شوند. در نتیجه نه تنها به اهدافی که ترسیم کرده‌اند نمی‌رسند، بلکه همان نرخ فروش ثابت خود را هم از دست می‌دهند. غافل از اینکه با سیستم سازی فروش، مدیر کمترین زمان را برای به انجام رساندن فروش صرف می‌کند و بیشتر نقش نظارتی خواهد داشت.

سیستم سازی فروش = مشتریان راضی که منجر به سود بیشتر می‌شود

داشتن مشتری وفادار همان چیزی است که همه کسب‌وکارها آرزویش را دارند. وقتی تجربه خرید مشتری را بهبود ببخشید، مشتری راضی کسب‌وکارتان را به دیگران معرفی می‌کند. این موضوع در نهایت منجر به رونق گرفتن کسب‌وکارتان می‌شود. سیستم سازی فروش هم یکی از راه‌هایی است که به این موضوع کمک می‌کند. دلایل پذیرفتن سیستم سازی فروش کم نیستند، اما بهره‌وری بیشتر اعضا، افزایش فروش، کاهش هزینه استخدام نیروهای جدید، صرفه‌جویی در هزینه، متکی نبودن به افراد، گزارش‌گیری‌های مستمر، ایجاد بستر برای خلاقیت و ده‌ها دلیل دیگر کافی است تا همین حالا به فکر ایجاد سیستم سازی فروش باشید.