مزایای سیستم‌سازی برای کسب‌وکارها در فضای رقابتی و پر نوسان بازار
کسب‌وکار سیستماتیزه؛ یک مدل مدیریتی موفق
فضای دائما در حال تغییر اقتصادی و همچنین وجود رقبای متعدد در بازارها، حکایت از ضرورت به کار بستن به‌روزترین مدل‌های مدیریتی برای کسب‌وکارها دارد. بدون گام برداشتن به سوی چنین مدل‌هایی، دشوار بتوان یک کسب‌وکار را از دل دریای پرتلاطم این تحولات گذر داد. یکی از این مدل‌ها که امروزه با اقبال مورد توجهی نیز مواجه شده، سیستم‌سازی کسب‌وکارها است. به همین مناسب، در این مطلب می‌خواهیم به مزایای سیستم‌سازی برای کسب‌وکارها بپردازیم.
سیستم‌سازی برای کسب‌وکارها یعنی چه؟
با زبانی ساده می‌توان سیستم‌سازی را تعریف فرآیندهایی دانست که در یک کسب‌وکار برای طی مسیر از نقطه a به نقطه b به کار می‌روند. به عبارتی در سیستم‌سازی، نقشه راه یک کسب‌وکار را به صورت گام‌به‌گام از نقطه آغاز تا نقطه انتهای فرآیند تصویر می‌کنیم. حال کسب‌وکار مدنظر ما می‌تواند یک کسب‌وکار آنلاین با ابعاد کوچک باشد و یا یک شرکت تولید و فروش قطعات کامپیوتری. در هر دو این‌ها می‌توان فرآیندهایی که در کسب‌وکار انجام می‌شود را به طور دقیق به اصطلاح مستندسازی کرده تا از مزایای سیستم‌سازی برای کسب‌وکارها بهره‌مند شد.
طبیعی است که هر چه کسب‌وکار شما بزرگ‌تر باشد، نیاز به سیستم‌های متنوع‌تر و پیچیده‌تری خواهید داشت. سازمان‌های بزرگ، نیاز به سیستم‌های مختلف در بخش‌های جذب نیروی انسانی، آموزش نیروی انسانی، انبارداری، فروش، خدمات پس از فروش و غیره دارند. هر کدام از این سیستم‌ها می‌توانند خود به سیستم‌های کوچک‌تری تقسیم شوند.
مثالی برای سیستم‌سازی برای یک کسب‌وکار کوچک
بگذارید با یک مثال به شما توضیح بدهیم. فرض کنید شما صاحب یک آنلاین شاپ هستید و در فضای اینستاگرام لباس می‌فروشید. از لحظه‌ای که یک مشتری به دایرکت شما مراجعه می‌کند تا لحظه‌ای که شما سفارش او ثبت کنید، احتمالا شاهد این فرآیندها خواهیم بود:
- مراجعه مشتری در دایرکت و پرسش از قیمت
- پرسش درباره دیگر محصولات
- درخواست تخفیف
- چانه‌زنی بر سر تخفیف
- توافق یا عدم توافق بر سر تخفیف
- توافق بر سر خرید لباس
- درخواست شماره کارت جهت واریز مبلغ به حساب شما
- واریز مبلغ به حساب شما
- ثبت سفارش از سوی شما
اگر شما می‌خواهید ثبت سفارش را سیستم‌سازی کنید، ابتدا باید این فرآیندها را به اصطلاح مستندسازی کنید؛ یعنی شرحی عینی از فرآیندی که در فاصله دایرکت اول مشتری تا نوشتن نام او و محصولی که می‌خواهد در دفتر کسب‌وکارتان و به عبارتی ثبت سفارش او رخ می‌دهد، تهیه کنید. چنین شرحی مشخص می‌کند که بین نقطه a تا نقطه b در کسب‌وکار شما چه فرآیندهای طی می‌شوید.
سیستم‌سازی؛ زمینه گام‌های مدیریتی بیشتر
سپس می‌توانید اعمال مختلفی بر روی این فرآیندها انجام دهید. برای مثال بعضی فرآیندها قابل حذف هستند. نوشتن قیمت محصولات در پست‌های اینستاگرامی، می‌تواند زحمت قیمت پرسیدن مشتری و یا مشتریانی که تنها قیمت می‌پرسیدند و قصد یا توان خرید محصول را ندارند، از دوش شما بردارد. همچنین شما می‌توانید از پیش در فایلی که درباره محصولات‌تان تهیه کرده‌اید، مقدار تخفیفی را که برای هر محصول می‌توانید قائل شوید، مشخص کنید و در صورتی که تخفیف درخواستی مشتری در بازه مدنظر باشد، بدون چانه‌زنی با او و اتلاف وقت، لباس را به او بفروشید.
برای تسهیل واریز پول، می‌توانید شماره کارت خود را در یک هایلایت اینستاگرامی قرار دهید تا مشتری بلافاصله بعد از توافق با شما، پول را به حساب شما واریز کنید. می‌توانید ذکر کنید که نیازی به رویت فیش از سوی شما نیست. بدین منظور یک کارت بانکی به جز کارتی که برای کارهای روزمره از آن استفاده می‌کنید، تهیه کرده و به فروش‌های کسب‌وکار اینستاگرامی خود اختصاص دهید. در این صورت تمام پیامک‌های آن کارت بانکی، پیام‌های مربوط به خرید لباس از سوی مشتریان بوده و می‌توان تنها با دریافت پیامک و بدون نیاز به رویت فیش از سوی مشتری، سفارش او را ثبت کرد. همچنین می‌توانید پاسخگویی به مشتری را به یک ادمین دوم بسپارید. اگر نمی‌توانید دستمزد ثابتی به او بپردازید، می‌توانید با شریک کردن او در بخشی از سود آنلاین شاپ خود، او را به کار در مجموعه کوچک خود ترغیب کنید.
این‌ها فرآیندهایی است که می‌تواند در یک کسب‌وکار بی‌نهایت کوچک همچون یک لباس‌فروشی اینستاگرامی به منظور دست یافتن به مزایای سیستم‌سازی برای کسب‌وکارها به کار رود. پس باید به این نکته توجه کرد که سیستم‌سازی لزوما خاص کسب‌وکارهای بزرگ و شرکت‌های با گردش مالی میلیارد تومانی نیست.
مزایای سیستم‌سازی برای کسب‌وکارها کدام هستند؟
سیستم‌سازی کسب‌وکارها مزایای متفاوتی دارد و به همین سبب در بهبود رشد و توسعه یک کسب‌وکار می‌تواند موثر واقع شود. شناخت این مزایا، می‌تواند به آشنایی هر چه بیشتر با ضرورت این مدل مدیریتی منجر شود.
کسب‌وکار شما به طور خودکار به جلو گام برمی‌دارد
احتمالا بسیاری از مدیران با این وسوسه روبرو شده‌اند که بسیاری از فرآیندها در سازمان را خود کنترل کنند. اما این وسوسه‌ای است که باید از آن دور شد. درگیر شدن مدیر در فرآیندهای خرد در سازمان موجب می‌شود که تصویر کلی کسب‌وکار خود را ندیده و در نتیجه از گام‌های استراتژیک برای رشد و بهبود سازمان غافل شود.
در سوی مقابل اما اگر مدیر به درستی وظایف را میان زیردستان خود تقسیم کند، حتی در غیبت او نیز هر کس با وظایف خود آشنا بوده و در یک روند ثابت و مشخص، کسب‌وکار مورد نظر مسیر خود را به درستی پیش می‌رود.
به مثال خودمان بازمی‌گردیم. اگر شما به عنوان مدیر آنلاین‌شاپ اینستاگرامی، نخواهید بعضی از فرآیندها را به صورت خودکار پیش ببرید، مجبور هستید، هر روز وقت زیادی را برای سروکله زدن با مشتریان بر سر جزئی‌ترین مسائل مثل شماره کارت بانکی یا تخفیف یک بلوز تلف کنید. اگر برخی از فرآیندها به صورت خودکار انجام شده یا از ادمین دوم برای صفحه اینستاگرام خود استفاده کنید، فرآیند کسب‌وکار شما با سرعت بیشتری پیش می‌رود. در نتیجه شما هم فرصت فکر کردن به گسترش آن و مثلا اضافه کردن زیورآلات چرم یا استیل یا محصول مشابه دیگری به صفحه خود را خواهید داشت. در نتیجه می‌توانید کسب‌وکار خود را بهبود ببخشید و درآمد خود را افزایش دهید.
پیشگیری از بی‌ثباتی
«بی‌ثباتی دشمن هر کسب‌وکاری است» این جمله‌ای است که احتمالا از مدیر هر کسب‌وکار موفقی خواهید شنید. وقتی که فرآیندهایی که در کسب‌وکار شما طی می‌شوند، مشخص نباشند، در نتیجه در کار شما ثبات وجود ندارد. یک روز یک مسیر پیش می‌شود و روزی دیگر، مسیر دیگری. این بی‌ثباتی خواه‌ناخواه به افزایش هزینه مالی و زمان برای سازمان شما منجر می‌شود. تهیه نقشه راه از کسب‌وکار سازمان اما به یکی‌شدن فرآیندهای سازمانی کمک کرده و همین مساله می‌توانید صرفه‌جویی در وقت و هزینه را به همراه داشته باشد.
در مثالی که گفته شد، ممکن است یک روز به دلیل مشغله‌های شما فرصت پاسخ دادن به دایرکت مشتریان برای مدت چند ساعت نباشد. در این صورت مشتری ممکن است به دلیل ناآگاهی از قیمت محصول و یا اینکه ادمین دومی در کار نیست که به او پاسخگو باشد، از خرید از صفحه شما منصرف شود. اما اگر یک رویه ثابت در پاسخگویی به مشتری به کمک ادمین دوم و همچنین درج اطلاعات لازم شکل بگیرد، چنین مواردی تا حد قابل توجهی کاهش پیدا می‌کند.
افزایش بازده کارمندان؛ از مزایای سیستم‌سازی برای کسب‌وکارها
وقتی عناوین کاری هر کارمندی در طول روز مشخص باشد، او می‌داند که دقیقا چه کارهایی را باید در یک بازه زمانی مشخص انجام دهد. به همین سبب او وقت و انرژی خود را دقیقا برای انجام همان کار مدنظر صرف خواهد کرد و نه کار دیگری که ممکن است در اصل جزئی از شرح وظایف او نبوده باشد. در این صورت بازده نیروی انسانی نسبت به زمانی که سیستم‌سازی در کسب‌وکار صورت نگرفته، بالاتر خواهد رفت.
شکل گرفتن معیاری برای ارزیابی
یکی از مزایای سیستم‌سازی برای کسب‌وکارها، شکل گرفتن معیاری برای ارزیابی عملکرد سازمان است. وقتی فرآیندهای یک کسب‌وکار مستندسازی می‌شوند، این امکان شکل می‌گیرد که این فرآیندها را به شکل کمی و یا کیفی مورد سنجش قرار دهیم. تا پیش از اینکه سیستم‌سازی صورت بگیرد، دقیقا مشخص نیست که برای مثال در بخش پاسخگویی به مشتریان، دقیقا چه فرآیندهایی طی می‌شود. در نتیجه نمی‌توان گفت که آیا عملکرد این بخش به لحاظ معیارهای کمی (برای مثال تعداد مشتری که پاسخگویی در طول روز به او انجام شده) و یا کیفی (رضایت مشتریان از پاسخ اپراتور بخش پاسخگویی) در سطح مطلوبی قرار داشته و یا نیاز به بهبود دارد. این مساله به خصوص برای سازمان‌های بزرگ که در آن‌ها فرآیندهای بازخورد یا همان فیدبک از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است، حیاتی است.
اتوماسیون یا همان خودکارسازی؛ خواهر دوقلوی سیستم‌سازی
با اطمینان زیادی می‌توان گفت که امروز دیگر کسی نیست که با مزایای خودکارسازی فرآیندها در یک سازمان آشنا نباشد. بدون خودکارسازی، حجم عظیم کارهایی که امروز سازمان‌های بزرگ باید انجام دهند و همینطور پیچیدگی کارهای آن‌ها، در کسر کوتاهی از زمان عملکرد آن‌ها را با معضلات زیاد روبرو خواهد کرد. هیچ مقدار بهینه‌ای از نیروی انسانی نیز جوابگوی حجم عظیم کار برخی سازمان‌ها نیست.
خودکارسازی اما بدون دست یافتن به سیستم‌سازی کسب‌وکار تقریبا غیرممکن است. برای تعریف کارهایی می‌بایست به طور خودکار انجام شوند، ابتدا باید شرحی از فرآیندهایی که در سازمان شما صورت می‌گیرند تهیه کنید. در نتیجه سیستم‌سازی کسب‌وکارها، زمینه و زیربنای لازم برای اینکه خودکارسازی در سازمان به خوبی اتفاق بیفتد، فراهم می‌کند.
ارتباطات آسان‌تر؛ از مهم‌ترین مزایای سیستم‌سازی برای کسب‌وکارها
ضعف ارتباطات یکی از عواملی است که می‌تواند روند رشد یک کسب‌وکار را متوقف کند. سازمانی را تصور کنید که میان کارمندان آن ارتباطات رسمی و غیررسمی به درستی شکل نگرفته است. در چنین سازمانی تبادل تجربه و دانش میان اعضا به خوبی صورت نمی‌گیرد. از سویی سازمان با بیرون از خود یعنی مشتریان و یا حتی تهیه‌کنندگان مواد اولیه برای سازمان نیز پیوندهای مناسبی ندارد.
در صورتی که رویه‌های تعریف‌شده‌ای در سازمان خود داشته باشید، پیوند میان کارکنان بخش‌های مختلف تسهیل می‌شود. همچنین یکی شدن رویه‌های سازمانی باعث افزایش تفاهم میان کارمندان شما بر سر مسائل جاری سازمان شده و همین مساله می‌تواند ارتباطات سازنده‌تر میان آن‌ها را تسهیل کند. اگر فرآیندهای طی شده در بخش‌هایی مانند خدمات پس از فروش مستندسازی شوند، کار ارتباط با مشتریان می‌تواند رشد کمی و کیفی قابل توجهی داشته باشد.
آیا سیستم‌سازی به زحمت‌اش می‌ارزد؟
جواب به این سوال حتما بله است. مزایای سیستم‌سازی برای کسب‌وکارها که در بخش قبل ذکر شد، نشان می‌دهد که سیستم‌سازی می‌تواند به افزایش بهره‌وری یک کسب‌وکار کمک کند. سیستم‌سازی هم تجربه مشتری از خدمت یا محصول یک کسب‌وکار و فرآیند خرید او را بهبود بخشیده و هم به کارمندان یک کسب‌وکار کمک می‌کند که تجربه بهتری از کار در آن کسب‌وکار داشته باشند.
اگرچه سیستم‌سازی کسب‌وکارها بدون چالش نیست، اما این دلیل نمی‌شود که کسب‌وکارها به اصطلاح از خیر آن بگذرند. صرف هزینه و زمان برای سیستم‌سازی یک کسب‌وکار، شاید به طور آنی نتیجه خود را نشان ندهد، اما قطعا در بلند مدت ثمرات مفید خود را به مدیران آن کسب‌وکار نشان می‌دهد. لذا مدیران یک کسب‌وکار نباید از گام برداشتن در این مسیر بترسند. داشتن نگاهی بلندمدت و استراتژیک کمک می‌کند که به آینده سازمان و مزایای سیستم‌سازی برای کسب‌وکار خود در بلند مدت فکر کرده و لذا از هزینه‌های کوتاه‌مدت آن استقبال کنیم.
سیستم‌سازی قاتل خلاقیت نیست
گاهی در مقابل مزایای سیستم‌سازی برای کسب‌کارها، این استدلال مطرح می‌شود که با سیستم‌سازی، روند رشد و توسعه خلاقیت در سازمان با چالش مواجه می‌شود؛ چرا که فرآیندهای سازمانی به مجموعه‌ای خشک و ماشینی از کارها کاسته می‌شوند. این استدلال اما درست نیست.
سیستم‌سازی به جهات مختلفی به رشد و گسترش خلاقیت سازمانی کمک می‌کند. وقتی فرآیندهای سازمانی مستندسازی می‌شوند، می‌توان مشاهده کرده که در بخش‌های مختلف سازمان دقیقا چه اقداماتی انجام می‌گیرد. در نتیجه می‌توان دیگر روش‌های انجام این اقدامات را بررسی کرد. همین مساله کمک می‌کند تا یک کسب‌وکار هر لحظه به دنبال فرآیندهای با بازده بیشتری برود. پرورش خلاقیت فردی و جمعی بدین شکل در سازمان حاصل می‌شود. همچنین با تقسیم وظایف میان کارکنان به سبب مستندسازی فرآیندها، هر کارمند در مقابل فرآیندهایی که انجام آن‌ها به عهده او گذاشته شده، می‌تواند رویه‌های خلاقانه مورد نظر خود را به کار ببندد.
سیستم‌سازی؛ یک ضرورت برای فردا
مزایای سیستم‌سازی برای کسب‌وکارها که در بخش‌های قبل از آن صحبت شد، نشان می‌دهد که هر کسب‌وکاری اگر می‌خواهد از قافله رقبای خود عقب نماند، باید از همین امروز به سوی سیستماتیک‌کردن فرآیندهای خود گام بردارد. مهم نیست کسب‌وکار مدنظر ما یک فروشگاه آنلاین لباس است و یا یک شرکت تولید خمیر دندان؛ هر دو با محیطی رقابتی و پر از تلاطم مواجه هستند که بدون سیستم‌سازی در کسب‌وکار خود، دشوار می‌توانند در آن به رشد و سودآوری پایدار دست پیدا کنند.
قوانین ارسال دیدگاه در سایت